مهم‌ترین نکات ساخت پاورپوینت حرفه‌ای

احتمالاً تا به حال در سخنرانی‌های متعددی شرکت کرده‌اید‌ و می‌دانید که امروزه بیشتر سخنرانان از نرم‌افزار پاورپوینت بهره می‌گیرند. اکثر سخنرانان نحوه استفاده از پاورپوینت را به صورت صحیح نمی‌دانند و به همین دلیل سخنرانی‌ها و ارائه‌هایشان در حد انتظار مورد توجه قرار نمی‌گیرد.

در مطالب پیشین به آموزش بخش های مختلف پاورپوینت پرداخته‌ایم و در این مطلب به نکات بهبود کار با این برنامه می‌پردازیم.

کیفیت پاورپوینت

توجه داشته باشید که اگر از این نرم‌افزار به درستی استفاده شود، باعث تأثیر هرچه بیشتر مطالب روی مخاطب خواهد شد. از طرفی اگر کیفیت پاورپوینت شما پایین باشد، این احتمال وجود دارد که مخاطبان از دنبال کردن سخنرانی دست بکشند. در مواردی کیفیت پاورپوینت آن قدر پایین است که اگر سخنران پاورپوینت را کنار بگذارد و فقط حرف بزند احتمالاً تأثیر سخنش بیشتر باشد.

بسیاری از سخنرانان تمامی مطالبی که می‌خواهند ارائه کنند در قالب نرم افزار پاورپوینت قرار می‌دهند. این بزرگترین اشتباهی است که یک سخنران می‌تواند انجام دهد. دلیل این امر آن است که با قرار دادن مطلب طولانی در نرم‌افزار مجبوریم از فونت ریز استفاده کنیم که این اصلاً مطلوب نیست.

دلیل استفاده از پاورپوینت

جملات تایپ شده در پاورپوینت باید کوتاه و خوانا باشند. شما فقط باید نکات مهم و کلیدی سخنرانی را در پاورپوینت قرار دهید‌. یادتان باشد که پاورپوینت فقط برای این است که در صورت فراموشی، مطلب را به خاطر شما آورد.

تأثیر پاورپوینت در ارائه مطلب

سخنرانی یک ابزار شنیداری و پاورپوینت نوعی ابزار دیداری است. ما به هنگام سخنرانی سعی می‌کنیم توجه مخاطب را با حرف زدن به خود جلب کنیم. حال اگر علاوه بر حرف زدن از ابزار دیداری یعنی پاورپوینت استفاده کنیم تأثیر مطلب ما روی مخاطب دوبرابر می‌شود.

اگر تمامی مطلبی را که می‌خواهید ارائه دهید، در اسلایدهای پاورپوینت به نمایش درآورید، از ابزار دیداری بهره زیادی نبرده‌اید. نکته اینجاست که قبل از اینکه شما شروع به حرف زدن کنید و مطالب نوشته شده را شرح دهید، مخاطب همه‌ی آن را از اسلایدها مطالعه می‌کند. در این صورت سخنرانی شما عملاً کاری بی‌فایده تلقی می‌شود.

بهتر است که روش درست استفاده از پاورپوینت را یاد بگیرید و از قدرت این نرم افزار بهره کافی ببرید. راه‌حل مشکل این است که شما بیشتر از تصویر، انیمیشن و… استفاده کنید. به این ترتیب توجه مخاطب را به سخنرانی جلب می‌کنید.

نحوه استفاده از پاورپوینت به همراه مطالب سخنرانی مثل استفاده از رادیو و تلوزیون است. تلوزیون هیچ وقت مطالب گفته شده در رادیو را به صورت نوشته برای شما به نمایش در‌نمی‌آورد. بلکه با اضافه کردن فیلم و تصویر شما را در درک مطالب گفته شده یاری می‌رساند.

حال شما ممکن است به عنوان یک سخنران، نحوه اضافه کردن فیلم و تصویر به پاورپوینت را بلد نباشید. در این صورت می‌توانید از آموزش پاورپوینت در صفحات مختلف وب استفاده کنید. توجه کنید که حتماً از تصاویر و فیلم‌های با کیفیت در پاورپوینت خود استفاده کنید. اگر تصاویر شما کیفیت مناسبی ندارد، بهتر است که آن‌ها را به نمایش درنیاورید.

نکات مهم در درست کردن پاورپوینت

اندازه حروف: نوشته‌های اسلاید را طوری بنویسید که دورترین بیننده هم بتواند آن‌ها را به راحتی بخواند. نوشته‌های کوچک فقط صفحه را پر می‌کنند. سعی کنید از فونت کوچک‌تر از ۲۴ استفاده نکنید.

فونت: از فونت‌های مناسب استفاده کنید. فونت‌های مناسب آن‌هایی هستند که به راحتی قابل خواندن باشد. از استفاده‌ی فونت‌های عجیب و غریب و یا فرم ایتالیک امتناع کنید. برای عنوان از فونت‌های Arial یا Verdana استفاده کنید و برای خطوط بعدی می‌توانید از Times New Roman استفاده کنید.

رنگ: در هر اسلاید برای نوشته‌ها حداکثر از دو رنگ استفاده کنید. اسلایدهای رنگارنگ موجب کاهش توجه بیننده به متن می‌شود. در اسلایدهای متوالی رنگ یا نوع فونت نوشته‌ها را تغییر ندهید و سعی کنید در تمام صفحات از یک روال ثابت استفاده کنید.

زمینه: برای متن و نوشته‌ها از رنگ‌های متضاد استفاده کنید تا خواندن راحت‌تر باشد. استفاده از زمینه تیره بهتر است چون توجه بیننده را بیشتر به مطلب جلب می‌کند.

سادگی: ساده‌ترین اسلاید، بهترین اسلاید است. سعی کنید تا حد ممکن از انیمیشن‌های پاورپوینت که کلمات نوشته شده را به شکل‌های عجیب و غریب وارد اسلاید می‌کنند، دوری کنید. استفاده از این انیمیشن‌ها تمرکز حضار را به شدت بهم می‌زند. بهتر است پدیدار شدن و محو شدن کلمات پیچیده‌ترین انیمیشن شما باشد.

هماهنگی: سطرهای نوشته را با هم نشان دهید و نه به صورت تک تک.

استفاده از جملات کوتاه و کلیدی: سعی کنید در هر اسلاید از کلمات کمتری استفاده کنید. حضار باید بیشتر به شما گوش دهند، نه این که محتویات پاورپوینت را بخوانند. اسلایدهای شلوغ را هیچ کس نمی‌خواند. در هر صفحه حداکثر از چهار سطر و در هر سطر حداکثر از چهار کلمه استفاده کنید. در نوشته‌ها از کلمات کلیدی استفاده کنید و سعی کنید از نوشتن جملات کامل اجتناب کنید.

بررسی غلط‌های املایی: بعد از نوشتن تمام متون، مجدداً با دقت آن را خوانده و غلط‌های املایی را تصحیح کنید. غلط املایی اعتماد حضار را به سخنران مخدوش می‌کند.

آموزش استفاده از پاورپوینت در سخنرانی

وقتی می‌خواهید پاورپوینتی طراحی کنید، سعی کنید دور صفحه را کمی خالی رها کنید. این کار کمک می‌کند تا هنگام ارائه پاورپوینت روی پروژکتور، اسلایدها در وسط صفحه قرار بگیرند. طراحی تمام صفحه باعث می‌شود قسمتی از متن بیرون پرده باشد که اصلاً مطلوب نیست.

علاوه بر آن، بهتر است پاورپوینتی که درست کرده‌اید از روی کامپیوتر به سی دی منتقل کنید. سپس سی دی را با خود به محل سخنرانی حمل کنید. حمل اطلاعات با فلش مموری مناسب نیست.

در سالن سخنرانی، فلش مموری‌های زیادی به کامپیوتر سالن متصل می‌شوند. در نتیجه ممکن است فلش شما آلوده به ویروس شوند. توجه کنید که ویروس هیچوقت نمی‌تواند سی دی را آلوده کند. همچنین می‌توانید از لپ تاپ شخصی خود استفاده کنید. اما نمی‌توان به لپ‌تاپ اتکا کرد چون ممکن است در طول سخنرانی مشکلی برای آن به وجود بیاید.

درست کردن پاورپوینت در بهبود سخنرانی شما نقش موثری دارد. با این وجود سعی کنید به صورت مسلط به موضوع در سخنرانی حضور داشته باشید. چون عوامل متعددی می‌تواند باعث قطع سیستم شود. اگر شما به موضوع مسلط باشید، با اعتماد به نفس به سخنرانی ادامه خواهید داد.

استفاده از جلوه‌های ویژه پاورپوینت در ارائه مطالب

در درست کردن پاورپوینت می‌توانید از ویژگی‌هایی آن از قبیل درج تصویر، جدول، نمودار، انیمیشن و… استفاده کنید. استفاده از تمامی این‌ها شما را در ارائه بهتر مطالب یاری خواهد کرد. شما می‌توانید تصاویر خود را در پشت متن نوشته شده قرار دهید.

استفاده از موسیقی در پاورپوینت

همه‌ی شما از تأثیر موسیقی در ایجاد آرامش اطلاع دارید. موسیقی چنان تاثیری روی روان دارد که امروزه علمی به نام موسیقی درمانی ابداع شده است. نکته اینجاست که نرم‌افزار پاورپوینت قابلیت اضافه کردن موسیقی به اسلایدها را دارد.

شما می‌توانید از یک موسیقی آرامش بخش در طول اسلایدهای پاورپوینت استفاده کنید. این باعث می‌شود که اگر در بین سخنرانی وقفه‌ای ایجاد شد حوصله مخاطب سر نرود. شما می‌توانید از کلیپ‌های صوتی نیز در اسلایدهای مختلف استفاده کنید.

البته بهتر است بیش از اندازه از کلیپ صوتی، انیمیشن و موسیقی در پاورپوینت خود استفاده نکنید. استفاده بیش از حد از این ابزارها مخاطب را سردرگم می‌کند و باعث می‌شود حواس مخاطب به جای مطالب گفته‌ شده به آن‌ها جلب شود. پس تا جایی که امکان دارد سعی کنید یکی از ابزارهای گفته شده را در پاورپوینت خود به نمایش بگذارید.

نرم افزار پاوپوینت قابلیتی دارد که به وسیله آن می‌توانید اسلایدهای دلخواه خود را به نمایش بگذارید. مثلاً فرض کنید شما پاورپوینتی طراحی کرده‌اید که همه نکات کلیدی مطلب شما را دارد. ممکن است شما بخواهید به علت کمبود زمان از ارائه بخشی از مطالب صرف نظر کنید. در این صورت شما می‌توانید اسلایدهای مشخصی را انتخاب کنید تا پاورپوینت همان اسلایدها را برای شما در معرض نمایش بگذارد.

یادداشت در پاورپوینت

علاوه بر آن، شما می‌توانید در نرم‌افزار پاورپوینت نکاتی را یادداشت کنید. توجه داشته باشید که یادداشت‌های شما به هیچ عنوان برای حضار نمایش داده نمی‌شود.

درست کردن پاورپوینت

همان گونه که متن سخنرانی شما دارای آغاز و پایان است، در هنگام درست کردن پاورپوینت نیز به این نکته توجه کنید. نوشتن یک مقدمه، متن میانی و نتیجه‌گیری اساس هر مقاله معتبر است. در این میان تهیه پاورپوینت نیز از این قاعده مستثنا نیست.

باید توجه داشت که تعداد اسلایدهای پاورپوینت شما باید تا حد امکان کم باشد. تعداد اسلایدها را طوری انتخاب کنید که زمان کمتری برای ارائه آن نیاز داشته باشید. برای مثال تهیه ۱۵ اسلاید برای یک سخنرانی معمولی کافی است.

در هنگام ارائه، بهتر است کلیات مطلب را در نظر بگیرید و از پرداختن به نکات ریز و جزئی بپرهیزید. در این صورت مطالب شما خلاصه می‌شوند و تمرکز شما روی سخنرانی افزایش می‌یابد.

در نهایت شما می‌توانید مطالب فرار را در قسمت یادداشت پاورپوینت بنویسید.

تأثیر پاورپوینت در رونق کسب و کار

هدف شما از ساخت پاورپوینت، بسیار مهم است. نرم افزار پاورپوینت قابلیت‌های بسیار زیادی را در اختیار کاربران قرار داده است؛ اما در نظر داشته باشید که قرار نیست از همه‌ این قابلیت‌ها در ساخت پاورپوینت استفاده کنیم.

گاهی اوقات شما می‌خواهید برای معرفی کسب و کار یک سخنرانی داشته باشید. در این صورت طراحی یک پاورپوینت خوب نقش بسیار مهمی ایفا می‌کند. در چنین شرایطی سعی کنید پاورپوینتی ساده و زیبا طراحی کنید.

شما می‌توانید لوگوی شرکت خود را صفحات پاور پوینت قرار دهید. همچنین، قرار دادن تصاویری از محصولات در اسلایدهای پاورپوینت می‌تواند مخاطب را در شناخت برند شما یاری کند. پاورپوینت در واقع به شما کمک می‌کند که آنچه را که نمی‌توانید به زبان بیاورید، برای مخاطب در معرض نمایش قرار دهید.

تا حد امکان سعی کنید ارائه خود را کوتاه کنید؛ ولی در آن به ذکر یک یا چند نکته‌ خاص بپردازید. در این صورت تاثیرگذاری ارائه شما روی مخاطب چندین برابر می‌شود چون مخاطب کشش یک ارائه طولانی را ندارد ولی تأثیر یک ارائه کوتاه تا مدت‌ها در ذهن او خواهد ماند.

توجه داشته باشید که در طول ارائه بهتر است به جای نگاه کردن به پاورپوینت، توجه خود را در اختیار مخاطب قرار دهید. اسلایدهای شما باید به گونه‌ای طراحی شود که بتوانید برای هر کدام یک دقیقه صحبت کنید. سپس با مکثی کوتاه اقدام به عوض کردن اسلایدتان کنید.

تهیه یک پاورپوینت خوب کاری بسیار ساده است اما اگر فکر می‌کنید این کار از عهده‌تان برنمی‌آید حتماً کار را به یک طراح حرفه‌ای پاورپوینت بسپارید. یک پاورپوینت خوب باید بتواند شما را در ارائه مطالبتان یاری برساند. شما محور سخنرانی هستید و باید به موضوع مورد بحث کاملاً مسلط باشید اما جاهایی که زبان برای ارائه مطلب قاصر شد، پاورپوینت به کمکتان خواهد آمد.

ویژگی تصاویر پاورپوینت

تصاویری که در پاورپوینت استفاده می‌کنید، نباید معمولی باشد یا از صفحات وب کپی شده باشند. برای اینکه پاورپوینت شما آموزنده باشد باید در انتخاب تصاویر نهایت دقت و سلیقه را به خرج دهید. برای این کار دانستن اندکی فتوشاپ شما را در ساخت اسلاید پاورپوینت خوب یاری خواهد کرد.

برای درک بهتر موضوع، ساخت لوگو را در نظر بگیرید. یک لوگوی خوب تا چه حد می‌تواند برای یک شرکت ارزش و اعتبار به دست آورد؟ تصاویر استفاده شده در پاورپوینت هم به همان اندازه مهم هستند.

سعی کنید در طراحی تصاویر ایده‌ای خلاقانه به کار ببندید. تصاویری که شما در پاورپوینت استفاده می‌کنید قرار است به جای شما حرف بزنند. بنابراین اگر از تصاویر بی کیفیت و بی‌ربط به موضوع استفاده کنید لطمه زیادی به سخنرانی وارد خواهد کرد.

نتیجه‌گیری

رعایت تمامی نکات ذکر شده در بالا شما را در ارائه یک سخنرانی مفید و مؤثر یاری خواهند کرد. به هیچ عنوان در هنگام سخنرانی استرس نداشته باشید، چون ابزاری مانند نرم‌افزار پاورپوینت برای این ساخته شده‌اند که به کمک شما بیایند و فشار روی سخنران را کاهش دهند.

پاورپوینت یک ابزار قدرتمند است که امروزه به صورت گسترده در بسیاری از سخنرانی‌ها از آن استفاده می‌کنند. افراد مشهوری مانند استیوجابز موفقیت خود را مدیون این برنامه کاربردی هستند. موفقیت آن‌ها به دلیل استفاده درست و اصولی از نرم‌افزار پاورپوینت بوده است. کار با این نرم افزار کاربردی، بسیار ساده است و فقط نیاز به تمرین دارد.

در صورتی که به یک پاورپوینت بی نقص نیاز دارید، به صفحه ثبت سفارش ترجمیک مراجعه کنید.