اگر یکی از دانشجویان، کارمندان یا همکاران‌تان برای نوشتن توصیه‌نامه به شما مراجعه کرد، قبل از هر کاری به خودتان افتخار کنید! چراکه آن‌ها شما را فردی تاثیرگذار و قابل اعتماد می‌دانند. تا جایی که تایید و توصیه شما، می‌تواند در پیشرفت کاری و تحصیلی آن‌ها موثر باشد.
بر خلاف تصور بسیاری از افراد، کاربرد توصیه‌نامه تنها به اخذ پذیرش تحصیلی محدود نمی‌شود. بلکه برای تحصیل در دانشگاه‌های داخل کشور یا استخدام در ادارات نیز موثر است.
در این مطلب مفهوم توصیه‌نامه و روش نوشتن آن را به تفصیل مورد بررسی قرار خواهیم داد. اگر شما هم دوست دارید نقشی در هموار کردن مسیر پیشرفت دیگران داشته باشید یا به توصیه‌نامه نیاز دارید، با ما همراه باشید.
مطالب مرتبط:
فوت و فن نوشتن انگیزه‌نامه باکیفیت
در این مطلب خواهید خواند:
توصیه‌نامه چیست؟
توصیه‌نامه، در واقع به معنی گواهی و تایید صلاحیت یک فرد برای استخدام در یک زمینه کاری یا تحصیل در رشته و دانشگاهی خاص است. نکته اصلی در نوشتن توصیه‌نامه این است که تصویری ایده‌آل از فرد موردنظر به تصویر بکشید. در عین حال، صادق باشید و اطلاعاتی واقعی ارائه کنید.
انواع مختلف توصیه‌نامه
هدف تمام توصیه‌نامه‌ها یکسان است: معرفی فرد به عنوان یک داوطلب ایده‌آل برای موقعیتی خاص. با این حال، دلایل متفاوتی برای درخواست توصیه‌نامه توسط یک فرد وجود دارد. از این رو، در انواع مختلف توصیه‌نامه باید به مطالب و موضوعات خاصی اشاره شود.
توصیه‌نامه‌های دانشگاهی
دانشجویان در موارد مختلفی ممکن است به توصیه‌نامه نیاز داشته باشند. از جمله این موارد می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- درخواست کمک‌هزینه یا بورسیه تحصیلی
- شرکت در کلاس‌ها و دوره‌های آموزشی دانشگاهی دیگر
- تمایل به گذراندن دوره کارآموزی در دانشگاه یا موسسه موردنظر
اگر در حال نوشتن توصیه‌نامه برای یکی از دانشجویان‌تان هستید، باید به طور خاص عملکرد تحصیلی و ویژگی‌های مثبت شخصیتی او را برجسته کنید تا دانشگاه مقصد، قانع به پذیرش وی شود. در صورت امکان، توصیه‌نامه خود را متناسب با دانشگاه یا موسسه موردنظر دانشجو تنظیم کنید.
مطالب مرتبط:
با انواع کمک هزینه‌های تحصیلی آشنا شوید
توصیه‌نامه‌های کاری
توصیه‌نامه‌های کاری یکی دیگر از انواع رایج توصیه‌نامه هستند. بسیاری از کارفرمایان برای استخدام کارمندان جدید، جویای نظر کافرمای قبلی آن‌ها می‌شوند. علاوه بر این، بسیاری از افراد برای تحت تاثیر قرار دادن کارفرما در جلسه مصاحبه، توصیه‌نامه‌ای مبنی بر تایید توسط کافرمای قبلی ارائه می‌کنند.
به تفاوتی که بین توصیه‌نامه‌های کاری و تحصیلی وجود دارد توجه کنید: توصیه‌نامه‌های کاری باید تقریبا تنها بر عملکرد و صلاحیت حرفه‌ای فرد متمرکز باشند.
مطالب مرتبط:
کدام کشورها برای مهاجرت کاری مناسب هستند؟
فرمت یا قالب توصیه‌نامه
پیش از هر چیز توجه کنید که توصیه‌نامه تقریبا باید به اندازه یک کاور لتر و در حد یک صفحه باشد. به عبارت دیگر، باید بدون زیاده‌گویی در چند پاراگراف کوتاه و فشرده، مقصودتان را بیان کنید.
انتخاب لحن مناسب، نکته مهم دیگری است که باید برای نوشتن توصیه‌نامه مورد توجه قرار گیرد. چراکه داشتن لحنی نامناسب، روی خواننده تاثیر معکوس خواهد گذاشت. بنابراین سعی کنید از لحن حرفه‌ای و مشابه لحن ایمیل‌های کاری استفاده کنید.
در اغلب موارد توصیه‌نامه، به ترتیب شامل موارد زیر می‌شود:
بخش احوال‌پرسی توصیه‌نامه
در خط اول توصیه‌نامه، مستقیما با گیرنده احوال‌پرسی کنید. در این قسمت نیاز نیست خلاقیت خاصی به خرج دهید. تنها به یک: آقای/خانم (نام گیرنده) عزیز یا “Dear Mr./Ms./Mrs./Mx. /Dr….”، اکتفا کنید. اگر نام گیرنده را نمی‌دانید، توصیه‌نامه را اینگونه شروع کنید: به کسانی که این نامه ممکن است به آن‌ها مربوط باشد یا To whom it may concern””
بخش معرفی توصیه‌نامه
در خط بعدی به‌وضوح، نام داوطلب و موقعیتی که وی را برای آن پیشنهاد می‌کنید ذکر کنید. همچنین می‌توانید در این بخش خودتان را هم معرفی کنید. به مثال‌های زیر توجه کنید:
- این توصیه‌نامه برای معرفی (نام کامل داوطلب) برای پذیرش در (نام دانشگاه) نوشته شده است. وی در (سال) از دانشجویان اینجانب در (نام دانشگاه) بوده و بنده صلاحیت تحصیلی ایشان را تایید می‌کنم.
- I am writing to recommend [Candidate’s first and last name] for acceptance into [University’s name]. I have had the pleasure of teaching [Candidate] for the past three years at [High school’s name].
- باعث افتخار من است که استخدام (نام کامل داوطلب) را به شما توصیه کنم. من و ایشان طی (تعداد سال‌ها) گذشته با هم در (نام شرکت) همکار بوده‌ایم.
- It is my pleasure to recommend [Candidate’s first and last name] for the Copywriter position with [Agency name]. [Candidate] and I have worked together at [Company] for the past six years.
بخش معرفی ویژگی‌های داوطلب در توصیه‌نامه
در این بخش به معرفی ویژگی‌هایی که داوطلب را به گزینه‌ای ایده‌آل برای موقعیت موردنظر تبدیل می‌کند، بپردازید. بسته به نوع توصیه‌نامه‌ای که ارائه می‌کنید، در این بخش می‌توانید به ترکیبی از ویژگی‌های شخصیتی و مهارت‌های فرد اشاره کنید. همچنین ممکن است تنها روی یکی از آن‌ها متمرکز شوید.
بخش بیان تجربیات شخصی در توصیه‌نامه
در این بخش، باید به نحوی ویژگی‌هایی که در قسمت قبل ذکر کردید را با اشاره به تجربیات شخصی اثبات کنید. سعی کنید تا جایی که می‌توانید دقیق باشید. به عنوان مثال، عنوان پروژه‌ای که در آن با داوطلب همکاری داشتید و دلایل موفقیت آن پروژه را بیان کنید.
جمله پایانی توصیه‌نامه
توصیه‌نامه خود را با با جمله‌ای که مجددا بر توصیه شما تاکید می‌کند، به پایان برسانید. این جمله می‌تواند شامل تجربه شخصی شما شود. به عنوان مثال:
- بعد از دو سال همکاری با (نام کامل داوطلب)، با اطمینان می‌توانم وی را به عنوان کارمندی مسئول و وظیفه‌شناس معرفی کنم.
- After working with [Candidate] for the past two years, I can confidently recommend her as a responsible, conscientious tenant employee.
امضاء توصیه‌نامه
در گام آخر، امضاء خود را به توصیه‌نامه اضافه کنید. درست مانند امضای ایمیل‌های حرفه‌ای، امضای توصیه‌نامه باید به چیزی بیشتر از نام شما اشاره کند. اگرچه احتمالا در بخش‌های قبلی، به رابطه خود با داوطلب اشاره کرده‌اید، بهتر است عنوان حرفه‌ای خود را زیر امضاء ذکر کنید.
همچنین ممکن است گیرنده نامه، به اطلاعات بیشتری درباره داوطلب نیاز داشته باشد. از این رو، حتما در پایان توصیه‌نامه شماره تماس یا آدرس ایمیل‌تان را به همراه ساعات پاسخگویی اعلام کنید.
هنگام نوشتن توصیه‌نامه به این نکات توجه کنید
رعایت نکات زیر، ارزش و اعتبار توصیه‌نامه شما را دوچندان می‌کند.
به ارتباط هدف توصیه‌نامه و محتوای آن دقت کنید
ممکن است شخصی که برای او توصیه‌نامه می‌نویسید، یک گله بره را از انبار در حال آتش‌سوزی نجات داده باشد. این کار، قهرمانانه و شایسته ستایش است. اما اشاره به این اتفاق تنها زمانی که شخص، برای استخدام در اداره آتش‌نشانی داوطلب شده باشد، لازم است.
پیش‌تر هم اشاره شد که توصیه‌نامه باید مختصر و مفید باشد. در واقع صحبت درباره ویژگی‌های شخصیتی داوطلب تنها زمانی مفید است که به هدف توصیه‌نامه مربوط باشد. به عنوان مثال اگر هدف توصیه‌نامه، پذیرش در دانشکده پرستاری است، به تعهد اخلاقی داوطلب اشاره کنید.
در توصیه‌نامه به اعداد و ارقام واقعی استناد کنید
هرچه اطلاعات دقیق‌تری درباره داوطلب ارائه کنید، توصیه‌نامه شما قانع‌کننده‌تر خواهد بود. به عنوان مثال، تصور کنید یکی از همکاران‌تان در واحد بازاریابی دیجیتال به توصیه‌نامه نیاز دارد. در این صورت حتما اعداد و آماری که نشان‌دهنده تاثیرگذاری وی بر این واحد هستند را در توصیه‌نامه ذکر کنید.
لحنی حرفه‌ای و در عین حال دوستانه داشته باشید
همان‌طورکه گفته شد، لحن توصیه‌نامه باید کاملا حرفه‌ای باشد. با این حال، سعی کنید قدری چاشنی صمیمیت نیز به آن اضافه کنید. بدین ترتیب در صورت وجود هر گونه ابهام، خواننده به نامه‌نگاری با شما مشتاق خواهد بود.
اگر نمی‌توانید توصیه‌نامه‌ای موثر بنویسید، صادقانه اعلام کنید!
گاه ممکن است نتوانید توصیه‌نامه‌ای صادقانه و موثر بنویسید. چراکه اطلاعات کافی درباره داوطلب ندارید یا عملکرد وی را تایید نمی‌کنید.
در هر صورت، حرفه‌ای‌ترین راه برای رد درخواست این است که بگویید: به‌اندازه کافی شما را نمی‌شناسم یا من فرد مناسبی برای نوشتن توصیه‌نامه شما نیستم. در عوض بسته به موقعیت، داوطلب را برای نوشتن توصیه‌نامه به شخص دیگری ارجاع دهید. فراموش نکنید که در چنین مواردی، از جملات تحقیرآمیز خودداری کنید.
توصیه‌نامه نباید اجمالی باشد
به مثال‌های زیر توجه کنید:
- لوئیس دانش آموز فوق العاده‌ای است. او بسیار باهوش و سخت کوش است. به دلیل این ویژگی‌ها، مطمئنم که لوئیس در دانشگاه راتگرز موفق خواهد شد.
- زمانی که لوئیس در کلاس‌های شیمی ۱ و شیمی ۲ من شرکت می‌کرد، در تمام آزمون‌ها نمره کامل می‌گرفت. او هوش ذاتی و تعهد خود به تکالیف مدرسه را از طریق پاسخ‌های متفکرانه و اغلب خلاقانه‌اش به سوالات و تکالیف نشان می‌داد. به دلیل اشتیاق، انگیزه و ظرفیت او برای انجام دوره‌های آموزشی پیشرفته، مطمئنم که او در دانشگاه راتگرز موفق خواهد شد.
در مثال دوم، شخصی که توصیه‌نامه را نوشته، به دوره‌های خاصی که لوئیس در آن‌ها شرکت کرده و بازدهی او در این دوره‌ها اشاره کرده است. بنابراین گیرنده نامه با قابلیت‌های لوئیس به‌طور دقیق‌تری آشنا می‌شود. در نتیجه احتمال پذیرش وی افزایش می‌یابد.
حین نوشتن توصیه‌نامه از اغراق دوری کنید
توصیه‌نامه نباید کلی و اجمالی باشد و در عین حال باید از جملات اغراق‌آمیز خالی باشد. دو مثال زیر را با هم مقایسه کنید:
- تا به حال هیچ فروشنده‌ای به‌خوبی آلیشیا نداشته‌ام.
- میزان فروش آلیشیا، هر ماه ۵۰ درصد از مقدار پیش‌بینی‌شده بیشتر بود.
ممکن است مثال اول، حقیقت داشته باشد ولی بیشتر شبیه توصیف یک شخصیت داستانی و خیالی است! در نقطه مقابل، مثال دوم با ذکر آمار دقیق، دستاورد داوطلب را مطرح می‌کند.
برای نوشتن توصیه‌نامه حتما خودتان را معرفی کنید
فلسفه توصیه‌نامه، تایید یک شخص توسط فردی معتبر و دارای صلاحیت است. بنابراین گیرنده توصیه‌نامه، باید دقیقا بداند چه شخصی داوطلب را توصیه کرده است. پس حتما خودتان را به طور کامل معرفی کنید.
در نوشتن توصیه‌نامه به نکات گرامری و املایی دقت کنید
ایرادات دستور زبانی و غلط املایی، ارزش و اعتبار بهترین و کامل‌ترین توصیه‌نامه‌ها را نیز از بین می‌برد. بنابراین پیش از ارسال توصیه‌نامه حتما به این موارد دقت کنید.
سخن پایانی
ارائه توصیه‌نامه، یکی از موثرترین اقدامات برای اثبات صلاحیت و توانایی‌های افراد است. نکته حائز اهمیت این است که توصیه‌نامه باید توسط افراد معتبر نوشته شود. اگر شما هم جزء این افراد هستید، احتمالا تا به حال چند نفر برای نوشتن توصیه‌نامه به شما مراجعه کرده‌اند. امیدواریم با استفاده از نکاتی که در این مطلب گفته شد، در نوشتن توصیه‌نامه موفق باشید!
ترجمه رسمی توصیه‌نامه تحصیلی، یکی از مراحل اخذ پذیرش تحصیلی است. اگر شما هم به ترجمه این نامه نیاز دارید، از خدمات ترجمه رسمی ترجمیک استفاده کنید.
بسیاری از دانشگاه‌های معتبر خارج از کشور، برای پذیرش دانشجو به مقالات چاپ‌شده توسط آن‌ها توجه می‌کنند. ویرایش نیتیو، تاثیر زیادی بر احتمال چاپ مقاله شما دارد. برای استفاده از خدمات ویرایش نیتیو ترجمیک کلیک کنید.
