همان‌طورکه می‌دانید، اکسل یکی از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه است. از سوی دیگر، هر پروژه از مجموعه‌ای از اقدامات کوچک‌تر تشکیل می‌شود و تعیین زمان دقیق شروع و پایان هر یک از این اقدامات، بسیار مهم است.
به عنوان مثال تصور کنید که سرپرست یک تیم تولید محتوا هستید و می‌خواهید پروژه‌ی «بهبود جایگاه کلمات کلیدی نیچ» شرکت را کلید بزنید. بنابراین ابتدا باید اقدامات لازم را بین اعضای تیم تقسیم کنید. این در حالی است که همه‌ی اعضای تیم سرعت یکسانی ندارد و این وظیفه شماست که تقسیم وظایف را بر اساس سرعت عملکرد بچه‌ها انجام دهید.
در چنین موقعیتی، اگر نگاهی به پروژه‌های مشابه قبلی بیندازید، می‌توانید زمان تقریبی لازم برای انجام هر یک از کارها تخمین بزنید و تقسیم وظایف را به بهترین شکل انجام دهید. اما این، تنها در صورتی امکان‌پذیر است که زمان انجام پروژه‌های قبلی را در ابزارهایی مثل اکسل ثبت کرده باشید. آیا به عنوان یک فریلنسر، سرپرست یا مدیر این کار را انجام می‌دهید؟
اگر پاسخ‌تان به این سوال منفی است و با راه و روش ثبت و محاسبه زمان در اکسل آشنایی ندارید، این مطلب از سایت ترجمه کتاب انگلیسی ترجمیک را از دست ندهید!
مطالب مرتبط:
راهنمای تصویری و گام به گام ایجاد فلو چارت در اکسل
در این مطلب خواهید خواند:
فرمول محاسبه زمان در اکسل
پیش از هر چیز باید بدانیم که نرم‌افزار اکسل، فرمول واحدی برای محاسبه زمان ندارد. در واقع این شما هستید که باید با توجه نوع داده‌هایی که در اختیار دارید و هدفی که دنبال می‌کنید، فرمول مناسب را برای محاسبه زمان انتخاب کنید. با این حال در هر صورت، فرمول مناسب شما بر پایه و اساس یکی از موارد زیر است:
- جمع بازه‌های زمانی
- کسر بازه‌های زمانی
حال این بازه‌های زمانی می‌تواند تاریخ یا زمان شروع و پایان کارها باشد.
چگونه با برنامه اکسل زمان انجام کارها را محاسبه کنیم؟
حال در این بخش به چند مورد از رایج‌ترین روش‌های محاسبه زمان در اکسل می‌پردازیم.
چگونه اختلاف زمانی بین کارهایی که در یک روز محاسبه شده‌اند را محاسبه کنیم؟
در دنیای اکسل به اختلاف زمان شروع و پایان انجام کاری، time difference یا elapsed time گفته می‌شود و برای محاسبه‌ی آن باید طبق دستورالعمل زیر عمل کنید:
- زمان شروع را در سلول A2 بنویسید و کلید Enter را بزنید. فراموش نکنید که حتما AM و PM را مشخص کنید.
- زمان پایان را نیز در سلول B2 وارد کنید و کلید Enter را فشار دهید.
- سپس در در سلول C2 فرمول B2-A2= وارد کنید و دوباره Enter را بزنید.
نکته بسیار مهم: همان‌طورکه در تصویر می‌بینید، این فرمول برای محاسبه اختلاف زمانی بین کاری که در روز مختلف انجام شده‌اند، کاربردی ندارد. مثلا اگر ساعت ۸ شب کاری را شروع کرده باشید و آن را ساعت ۹ فردا به پایان رسانده باشید، نمی‌توانید اختلاف زمانی بین کارها را با این فرمول محاسبه کنید.
- روی سلول C2 راست کلیک کنید و از منوی کشویی، گزینه Format Cells را انتخاب کنید.
- از بین گزینه‌های مختلفِ پنجره‌ی جدیدی که باز می‌شود، گزینه h:mm را انتخاب کنید و ok را بزنید. با انتخاب این گزینه، اختلاف زمانی به شکل ساعت: دقیقه به نمایش درمی‌آید.
نکته: ممکن است بخواهید اختلاف زمانی به شکل ساعت: دقیقه: ثانیه نمایش داده شود. در این صورت باید گزینه h:mm:ss را انتخاب کنید.
چگونه اختلاف زمانی بین کارهایی که چند روز زمان برده‌اند را محاسبه کنیم؟
در بخش قبلی یاد گرفتید که از چه راهی اختلاف زمانی بین کارهای انجام‌شده در یک روز را محاسبه کنید. حال یاد می‌گیرید که اگر اقدامات مدنظر شما طی چند روز انجام شده باشد، چگونه عمل کنید. برای این کار مراحل زیر را دنبال کنید.
- ساعت شروع را در سلول A2 وارد کنید و Enter بزنید.
- ساعت پایان را در سلول B2 وارد کنید و Enter بزنید.
- روی سلول A2 راست کلیک کنید و از منوی کشویی، گزینه Format Cells را انتخاب کنید.
- در این منو، وارد قسمت Custom category شوید و گزینه m/d/yyyy h:mm AM/PM را انتخاب کنید و ok را بزنید.
- خواهید دید که در کنار ساعت شروع انجام کار، یک تاریخ به شکل ۱/۰/۱۹۰۰ نیز اضافه می‌شود. حالا روز، ماه و سال شروع را در این قالب تاریخ، وارد کنید.
- با ابزار Format Painter جزئیات و ویژگی‌های سلول A2 را در B2 کپی کنید و در این سلول نیز تاریخ پایان انجام کار را تنظیم کنید.
- فرمول *۲۴(B2-A2)= را در سلول C2 وارد کنید.
- خواهید دید که اختلاف زمانی بین شروع و پایان کاری که در طی چند روز انجام شده، نمایش داده می‌شود. مثلا در تصویر زیر، کار موردنظر ظرف ۳۷ انجام شده است.
نکته مهم: برای مشاهده اختلاف ساعت بین شروع و انجام کارها، باید فرمت سلول C2 را روی Number تنظیم کنید.
چگونه به کمک اکسل زمان لازم برای انجام کارهای مختلف را با هم جمع کنیم؟
تصور کنید که چند کار مختلف به شما محول شده و قرار است به ازای مقدار زمانی که برای انجام این کارها صرف می‌کنید، پول بگیرید. در این صورت می‌توانید به با انجام مراحل زیر، مجموع زمانی که صرف کرده‌اید را محاسبه کنید. (مثال زیر جمع مدت زمان انجام دو کار را نشان می‌دهد. شما می‌توانید برای محاسبه مجموع زمان کارهای مختلف، مراحل یک و دو را تکرار کنید)
- مدت زمان انجام کار اول را در سلول B2 وارد کنید و Enter را فشار دهید. (حتما فرمت این سلول را روی h:mm تنظیم کنید.)
- مدت زمان انجام کار دوم را در سلول B3 وارد کنید و Enter را فشار دهید.
- فرمول B2+B3= را در سلول B4 وارد کنید و Enter را فشار دهید.
نکته: این روش تنها در مواردی که مجموع زمان انجام کارها، زیر ۲۴ ساعت باشد کاربرد دارد. پس اگر مجموع زمان انجام کارهای شما بیشتر از ۲۴ ساعت می‌شود، مراحل زیر را دنبال کنید.
- مدت زمان انجام کار اول را با فرمت h:mm در سلول B2 وارد کنید و دکمه Enter را فشار دهید. (دقت کنید که حداکثر زمانی که می‌توانید وارد کنید، ۲۳ ساعت و ۵۹ دقیقه است.)
- مدت زمان انجام کار دوم را در سلول B3 وارد کنید و Enter را بزنید.
- روی سلول B4 راست کلیک کنید و وارد منوی Format Cells شوید.
- از این منو وارد بخش Custom category شوید و [h]:mm;@. را وارد کنید.
- OK را بزنید تا مجموع زمان کارهای شما در سلول B4 به نمایش دربیاید.
مطالب مرتبط:
راهنمای تنظیم برنامه هفتگی در اکسل + لینک دانلود قالب رایگان
سخن پایانی
در این مطلب پرتکرارترین موقعیت‌هایی که ممکن است در آن قرار بگیرید و به محاسبه زمان با اکسل نیاز داشته باشید را بررسی کردیم. با این حال می‌توانید برای آشنایی با فرمول راه و روش محاسبه زمان در اکسل در سایر موقعیت‌ها، به این مطلب مراجعه کنید.
