اگر دارید این صفحه را می‌خوانید، به شما تبریک می‌گوییم. زیرا خواندن این صفحه یعنی یک مقاله کامل دارید که آماده‌ی سابمیت آن هستید. همچنین احتمالاً از شما خواسته‌اند تا چکیده مقاله‌تان را ارسال کنید. اما چطور باید چکیده یک مقاله را ارسال کرد؟
سابمیت چکیده معمولاً اینترنتی و از طریق ایمیل انجام می‌شود. البته نوشتن ایمیل سابمیت چکیده نکات خاصی دارد که باید بدانیم. اگر هم مطمئن نیستید که چطور باید این ایمیل را بنویسید، با ما همراه باشید. در این مقاله قصد داریم که یک راهنمای گام به گام برای نگارش ایمیل سابمیت چکیده را برای شما بیان کنیم.
همچنین در این مقاله سایت ترجمه مقاله ترجمیک، فرمت یا قالب، نکات ضروری و ساختارهای کاربردی برای نگارش یک ایمیل قوی برای سابمیت چکیده‌مان را هم بررسی می‌کنیم. پس همراه ما باشید!
مطالب مرتبط:
۱۲ نکته مهم در نوشتن ایمیل اپلای و پذیرش دانشگاه
در این مطلب خواهید خواند:
اهمیت ارسال صحیح چکیده مقاله
سابمیت چکیده قدمی کلیدی برای به اشتراک گذاشتن تحقیقات با دیگران است. بنابراین یک ایمیل سابمیت چکیده قوی باعث می‌شود که درخواست شما برای شرکت در کنفرانس توجه بیشتری را به خود جلب کند. فرقی ندارد که چکیده را برای یک کنفرانس آکادمیک سابمیت می‌کنیم یا یک رویداد کاری، متن ایمیل شما، اولین تصویر شما را برای برگزارکنندگان مجسم می‌کند.
در این مقاله همراه شما می‌شویم تا ایمیلی واضح و حرفه‌ای برای سابمیت چکیده بنویسید. همچنین ساختارها و نکاتی را به شما می‌گوییم که اشتباهات رایج را مرتکب نشوید. بنابراین برای اینکه احتمال موفقیت خود را در سابمیت چکیده افزایش دهید، در ادامه این مقاله با همراه باشید.
مطالب مرتبط:
راهنمای ارسال ایمیل به استاد راهنما + نمونه ایمیل رسمی انگلیسی به استاد
ایمیل سابمیت چکیده
ایمیل سابمیت چکیده، ایمیلی رسمی است که برای سابمیت پیشنهاده یا پروپزال (Proposal) پژوهش یا مقاله پژوهشی می‌‌نویسیم. چنین ایمیلی شامل عنوان چکیده، خلاصه مختصری از آن و هر فایل ضمیمه‌ای که کنفرانس خواسته باشد، است. این فایل ضمیمه معمولا شرح فعالیت‌ها یا چکیده کاملمقاله را در بر می‌گیرد. این ایمیل اولین پل ارتباطی بین شما و برگزارکنندگان کنفرانس یا هیئت داوران است. بنابراین رفتار حرفه‌ای و خوانایی متن ایمیل از اهمیت بالایی برخودار است.
اگر ایمیل سابمیت قوی باشد، شانس دیده شدن پیشنهاده را افزایش می‌دهد. از آنجا که تعداد زیادی چکیده در هر کنفرانس سابمیت می‌شود، اعضای هیئت داوری درخواست‌های (Submission) مرتب، واضح و مختصر را در اولویت قرار می‌دهند. ایمیل سابمیت باید اثر مثبتی روی داوران بگذارد و نشان بدهد که به جزئیات و دستورالعمل‌ها توجه کرده‌ایم.
دلایل اهمیت ایمیل سابمیت چکیده مقاله
در ادامه دلایلی را که ایمیل سابمیت از اهمیت زیادی برخوردار است، می‌خوانیم:
- برداشت اولیه: ایمیل سابمیت اولین ارتباطی است که ما با برگزارکنندگان کنفرانس خواهیم داشت. ایمیلی که تمیز و متناسب با دستورالعمل‌ها باشد، حرفه‌ای بودن را نشان می‌دهد.
- مختصر و مفید بودن: برگزارکنندگان اینگونه برنامه‌ها سرشان بسیار شلوغ است. یک ایمیل مختصر و مفید به دیده شدن بهتر درخواستمان کمک می‌کند.
- احترام به دستورالعمل‌ها: با فرستادن ایمیلی مطابق با دستورالعمل‌ها نشان می‌دهیم که در کارمان حرفه‌ای هستیم و می‌توانیم در چارچوب کنفرانس و قوانین آن کار کنیم.
- بازخورد مثبت: با فهمیدن نحوه نگارش ایمیل سابمیت و وقت گذاشتن روی خوب نوشتن آن، شانس اینکه بازخورد خوبی را از داوران بگیریم، افزایش می‌دهیم.
مطالب مرتبط:
۶ نکته کلیدی برای نوشتن ایمیل‌های کوتاه
اجزای ایمیل سابمیت
هنگامی که چکیده‌ای را سابمیت می‌کنیم، باید ساختار ایمیل آن هم درست و مرتب باشد. زیرا هر قسمت از چنین ایمیلی با هدف خاصی نوشته می‌شود. در ادامه این مقاله، اجزای ایمیل سابمیت چکیده را می‌بینیم:
سابجکت یا موضوع ایمیل
در قسمت موضوع یا Subject ایمیل باید به طور کوتاه عنوان کنفرانس و چکیده را بنویسیم. موضوع در عین کوتاه بودن، باید هدف از ارسال ایمیل را هم برساند.
به ساختار زیر توجه کنید:
Abstract Submission for [Conference Name] – [Your Abstract Title]
سابمیت چکیده برای [نام کنفرانس] – [عنوان چکیده]
سلام و تهنیت
سلام اول ایمیل یا همان تهنیت باید رسمی باشد؛ به ویژه اگر نام گیرنده را می‌دانیم. مثلا برای ایمیل‌های فارسی از جناب آقای/سرکار خانم [نام گیرنده] استفاده می‌کنیم.. اگر نام گیرنده را نمی‌دانیم، از عبارات زیر استفاده می‌کنیم:
- Dear Conference Committee
- Dear Organizing Team
- هیئت محترم داوری
- برگزارکنندگان محترم
نکته: در نگارش ایمیل‌های انگلیسی، اگر از جنسیت و وضعیت تاهل فرد، مطمئن نیستید، هرگز عبارت‌های Ms یا Mr را به کار نبرید. این امر از هر گونه سوتفاهم پیشگیری می‌کند. در واقع، اگر جنسیت فرد مشخص نیست، از نام کامل فرد بدون عنوان استفاده کنید (مثلاً Dear Alex Johnson).
مقدمه
خیلی کوتاه خود را معرفی می‌کنیم و علت ارسال ایمیل را می‌گوییم (سابمیت چکیده). به عنوان چکیده را در همان اوایل اشاره می‌کنیم. به مثال زیر توجه کنید:
My name is [Your Name] and I am submitting my abstract titled “[Abstract Title]” for [Conference Name].
من، [نام شما]، این ایمیل را جهت سابمیت چکیده با عنوان [عنوان چکیده] برای [عنوان کنفرانس یا رویداد] ارسال کردهام.
بدنه
این بخش از ایمیل ما باید اطلاعات بیشتری در مورد چکیده و فایل‌های ضمیمه بدهد. همچنین بدنه شامل خلاصه‌ای از چکیده است. اگر هم مطلب جدیدی در تحقیق و چکیده هست، آن را باید ذکر کرد. فراموش نشود که به فایل‌های ضمیمه نیز باید در این بخش اشاره کنیم. به مثال زیر توجه کنید:
The abstract is attached. My abstract is about new approaches to [specific topic] for [conference theme].I have also included my bio as requested. Let me know if you need anything else.
چکیده به ایمیل الصاق شده است. چکیده الصاق شده در مورد جدیدترین رویکردهای [موضوع تخصصی] برای [موضوع کنفرانس] است. همچنین، همانطور که خواسته شده، شرح سوابق نیز ضمیمه شده است. لطفاً اگر به هر فایل یا اطلاعات دیگری هم نیاز بود، به من اطلاع دهید تا آن‌ها را خدمتتان ارسال کنم.
حتما پس از نگارش متن بدنه، یک‌بار به ویرایش انگلیسی آن بپردازید تا متن فاقد هرگونه ایراد املایی و نگارشی باشد.
تشکر و قدردانی
با ذکر احترام و سپاس، ایمیل را تمام کنید. همچنین در این قسمت بهتر است که مؤدبانه از عوامل بابت وقتی که صرف خواندن ایمیل کرده‌اند، تشکر کرد. در نهایت اطلاعات تماس خودتان را هم باید درج کنید. به مثال زیر توجه کنید:
Thanks for considering my proposal. I look forward to hearing back from you. Contact me at [Your Email Address] or [Your Phone Number] if you need more info.
با تشکر از شما و وقت گران‌بهایی که صرف خواندن این ایمیل کردید، منتظر خبرتان هستم. اگر اطلاعات بیشتری نیاز است، با ایمیل [آدرس ایمیل شما] یا شماره [شماره تلفن همراه شما] تماس بگیرید.
امضا
در پایان باید نام و نام خانوادگی، سمت آکادمیک (اگر دارید) و نهاد مرتبط را نوشت. به مثال زیر توجه کنید:
Best,
[Your Full Name]
[Your Title, if applicable]
[Institution or Organisation]
با احترام
[نام و نام خانوادگی شما]
[سمت شما، اگر دارید]
[نهاد یا مؤسسه مربوطه]
اگر از این ساختار برای نوشتن ایمیل پیروی کنید، ایمیلی حرفه‌ای، واضح و جامع خواهید داشت. در این صورت برای داوران هم بررسی و پاسخ دادن به پیشنهاده راحتتر خواهد بود.
مطالب مرتبط:
راهنمای نگارش کاور لتر مقاله (Cover Letter) + مثال و نمونه کاور لتر
چند نکته درباره‌ی نگارش ایمیل
نکاتی هستند که در نگارش ایمیل‌های رسمی، از جمله ایمیل سابمیت چکیده، باید رعایت شوند:
- استفاده از جملات کوتاه و مختصر
- همخوانی داشتن نام فایل‌های ضمیمه با محتوای آن‌ها (مثلاً برای فایل چکیده از الگوی چکیده-[نام چکیده]-[نام و نام خانوادگی] پیروی کنید.)
- استفاده از لحن مناسب و رسمی
- توجه به دستورالعمل‌ها و چارچوب‌های کنفرانس
- اجتناب از نوشتن مطالب اضافه و تکراری
- بازخوانی و ویرایش ایمیل پیش از ارسال آن (اگر ایمیل به زبان انگلیسی است، ویرایش نیتیو گزینه مناسبی برای شما محسوب می‌شود.)
نمونه قالب برای ایمیل سابمیت
می‌توانید از قالب زیر برای فرستادن ایمیل سابمیت استفاده کنید:
Abstract Submission for [Conference Name] – [Abstract Title]
Dear [Recipient’s Name],
I am [Your Name] and I am submitting my abstract [Abstract Title] for [Conference Name]. The abstract is about [brief description]. I have attached my abstract and bio as per the submission guidelines.
Thanks for your time. I’ll look forward to hearing back from you. Contact me at [Your Email Address] if you need more info.
Best,
[Your Full Name]
[Your Title]
[Your Contact Information]
ارسال چکیده برای [نام کنفرانس] – [عنوان چکیده]
جناب آقای/سرکار خانم [نام گیرنده]،
این‌جانب، [نام شما]، این ایمیل را جهت ارسال چکیده [عنوان چکیده] برای [نام کنفرانس] ارسال کردهام. چکیده درباره [توضیح مختصر در مورد موضوع چکیده] است. چکیده کامل و شرح فعالیت‌های پیشین طبق درخواست شما در پیوست‌ها، ضمیمه شده‌اند.
با تشکر از وقت گرانبهای شما. در صورت نیاز از طریق ایمیل [آدرس ایمیل شما] با من تماس بگیرید.
با احترام
[نام و نام خانوادگی شما]
[سمت شما، اگر دارید]
[نهاد یا مؤسسه مربوطه]
[اطلاعات تماس]
در ادامه نمونه ایمیل سابمیت را برای شما قرار داده‌ایم.
نمونه ایمیل سابمیت چکیده
نمونه زیر برای کنفرانس بین‌المللی در زمینه پژوهش پزشکی در سال ۲۰۲۴ ارسال شده است:
Dear Dr. Johnson,
Hope you’re doing well. I’m Dr. Emily Turner and I’m submitting my abstract “Advances in Cancer Therapy” for [Conference Name]. My research is about new treatment approaches in oncology, specifically personalised medicine approaches that have shown positive results in recent clinical trials. I think this fits with the conference theme of medical research and innovation.
Attached is my abstract and bio as requested.
Thanks for your time. I look forward to hearing back from you. If you need any more info get in touch at [email] or [phone number].
Best,
Dr. Emily Turner
Head of Oncology Department
City Hospital Research Centre
[Email Address]
[Phone Number]
ترجمه این نمونه به این صورت خواهد بود:
جناب دکتر جانسون،
امیدوارم سالم و سلامت باشید. دکتر امیلی ترنر هستم. قصد دارم «چکیده پیشرفت در درمان سرطان» را برای [نام کنفرانس] ارسال کنم. پژوهش من به رویکردهای پزشکی شخصی‌سازی‌شده جدید که نتیجه مثبتی داشته‌اند، می پردازد. من عقیده دارم که این موضوع، با موضوع کنفرانس، پژوهش پزشکی و نوآوری، هم راستاست.
چکیده و شرح فعالیت‌ها ضمیمه ایمیل شده‌اند.
با تشکر از اینکه وقت گذاشتید. مشتاق خبر شما هستم. در صورت نیاز به هرگونه اطلاعات با ایمیل [آدرس ایمیل] یا [شماره تلفن] تماس بگیرید.
با احترام،
دکتر امیلی ترنر
رئیس بخش انکولوژی
مرکز تحقیقات بیمارستان سیتی
[آدرس ایمیل]
[شماره تلفن]
بعد از سابمیت چکیده چه کار باید کرد؟
بعد از ارسال چکیده باید صبر پیشه کرد. در کنار صبر و شکیبایی از انجام کارهای زیر غافل نشوید. زیرا حفظ ارتباط با عوامل کنفرانس در این مدت شانس موفقیت را افزایش می‌دهد.
اطمینان از دریافت درخواست
بعد از ارسال چکیده، بهتر است از دریافت شدن آن توسط عوامل کنفرانس اطمینان حاصل کرد. بسیاری از کنفرانس‌ها بعد از دریافت درخواست، با ارسال ایمیل خودکار (Automated Email) دریافت شدن آن را اطلاع می‌دهند. اگر بعد از چند روز پیامی مبنی بر دریافت شدن درخواست ارسال نشد، بهتر است که قضیه را با ایمیل پیگیری کرد. این پیگیری برای این است که مطمئن شویم درخواست سابمیت گم نشده است. در ادامه برای پیگیری نمونه قرار داده‌ایم.
نمونه ایمیل پیگیری
برای پیگیری درخواست می‌توان از قالب زیر الگوبرداری کرد:
Confirmation of Abstract Submission – “[Abstract Title]”
Dear [Recipient’s Name],
Hope you’re doing well. I just wanted to follow up on the abstract I sent on [Date]. Could you please let me know if my abstract “[Abstract Title]” was received? Thanks so much.
Best,
[Your Full Name]
پیگیری سابمیت چکیده – «[نام چکیده]»
جناب آقای/سرکار خانم [نام گیرنده]،
امیدوارم که در کمال سلامت به سر ببرید. این ایمیل را جهت اینکه مطمئن شوم چکیده‌ای را که در تاریخ [تاریخ ارسال چکیده] ارسال کردهام، دریافت کرده‌اید، فرستاده‌ام. در صورت امکان، لطفا بفرمایید که چکیده [نام چکیده] به دستتان رسیده یا خیر. پیشاپیش از لطفتان متشکرم.
با احترام،
[نام و نام خانوادگی]
چنین ایمیلی نشان دهنده‌ی پیگیر بودن و اهمیت دادن به کنفرانس است، اما آزاردهنده یا بی‌ادبانه نیست.
ترجمیک با ارائه خدمات تولید محتوای متنی به شما در نوشتن ایمیل‌های رسمی و آکادمیک کمک می‌کند تا کاملاً حرفه‌ای باشید. برای اطلاع از هزینه تولید محتوا کلیک کنید.
مطالب مرتبط:
نکته مهم ویرایشی: آیا عناوین شغلی را با حروف بزرگ بنویسیم؟
صبر و شکیبایی
بعد از سابمیت چکیده و ارسال ایمیل پیگیری (در صورت نیاز) تا به پایان مهلت ارسال کارها، مجدداً صبر پیشه کنید. بیشتر کنفرانس‌ها با جدول زمان‌بندی، زمان اعلام نتیجه را مشخص می‌کنند. اگر نتیجه بررسی پس از گذشتن موعد مقرر اعلام نشد، می‌توان یک ایمیل پیگیری نتیجه فرستاد. در ادامه نمونه‌ای از ایمیل برای پیگیری نتیجه قرار داده‌ایم.
نمونه ایمیل پیگیری نتیجه
Inquiry on Abstract Submission Decision – “[Abstract Title]”
Dear [Recipient’s Name],
Hope you’re doing well. I just wanted to check in on my abstract submission “[Abstract Title]” for [Conference Name]. I know the review process takes time but any updates or a timeline would be appreciated.
Thanks,
[Your Full Name]
پیگیری نتیجه سابمیت چکیده – «[نام چیکده]»
جناب آقای/سرکار خانم [نام گیرنده]،
امیدوارم که در کمال سلامت به سر ببرید. این ایمیل را جهت پیگیری نتیجه سابمیت چکیده [نام چکیده] برای کنفرانس [نام کنفرانس] فرستاده‌ام. از زمان‌بر بودن بررسی چکیده‌ها مطلع هستم. با این‌حال اگر نتیجه درخواست مرا اعلام کنید، لطف کرده‌اید.
با تشکر از شما،
[نام و نام خانوادگی]
پاسخگویی به نتیجه
پس از دریافت نتیجه، با توجه به قبول یا رد شدن درخواست باید پاسخ داد. در ادامه نحوه پاسخگویی به هر یک از این دو نتیجه را خواهید دید.
پاسخ به ایمیل قبولی
اگر چکیده قبول شده، باید سریع پاسخ داد و اعلام کرد که در کنفرانس شرکت می‌کنیم. سپس باید به آماده کردن ارائه، ثبت نام در کنفرانس یا سابمیت و ارسال مدارک تکمیلی پرداخت. در ادامه نمونه‌ای از پاسخ به ایمیل قبولی چکیده را قرار داده‌ایم:
Dear [Recipient’s Name],
Thank you for your email and for accepting my abstract “[Abstract Title]” for [Conference Name]. I’m thrilled to be part of the conference and look forward to being there. Please let me know if there’s anything else I need to do or additional materials to send.
Best,
[Your Full Name]
جناب آقای/سرکار خانم [نام گیرنده]،
نهایت سپاس و قدردانی را از شما برای پذیرش چکیده [نام چکیده] برای کنفرانس [نام کنفرانس] دارم. مشتاقانه منظر شرکت در این رویداد هستم. لطفاً هر مدرک تکمیلی یا اطلاعاتی را لازم است، اعلام کنید تا ارسال شود.
با احترام،
[نام و نام خانوادگی]
اقدام‌های آتی
تمامی اطلاعات و مدارک مرتبط با قبول شدن چکیده را، ایمیل‌ها، پیام‌ها، دستورالعمل‌ها و … در یک پوشه نگه دارید. این کار باعث می‌شود تا اعلانات و اخبار جدید را از دست ندهید. سپس از اقداماتی که برای شرکت در کنفرانس باید انجام داد، مطمئن شوید.
ممکن است که برای ثبت نام کنفرانس، برای ارسال ارائه و دیگر مدارک لازم تا موعد مشخصی فرصت داشته باشید. بنابراین تا قبل از فرا رسیدن پایان زمان تحویل، باید این اقدامات را انجام داد.
پاسخ به ایمیل مردودی
رد شدن یک اتفاق طبیعی در این دسته از رویدادهاست. بنابراین حرفه‌ای و محترمانه رفتار کنید و پاسخ مناسبی برای آن‌ها ارسال کنید. در متن پاسخ خود، از برگزارکنندگان و داوران تشکر کنید و از آن‌ها بخواهید که در صورت امکان به شما توصیه‌هایی برای بهبود کارتان بکنند. این توصیه‌ها برای سابمیت چکیده‌های آتی و پیشرفت کار، فوق‌العاده کاربردی هستند. در ادامه نمونه‌ای از پاسخ به اعلام رد شدن چکیده قرار داده‌ایم:
Dear [Recipient’s Name],
Thank you for considering my abstract “[Abstract Title]” for [Conference Name]. I’m disappointed but appreciate the opportunity. If you have time, I’d love any feedback that could help me improve my future submissions.
Thanks,
[Your Full Name]
جناب آقای/سرکار خانم [نام گیرنده]،
قدردان زحمات شما و زمانی که صرف بررسی چکیده [نام چکیده] برای کنفرانس [نام کنفرانس] کردید، هستم. از شما برای فراهم کردن چنن موقعیت و فرصتی سپاسگزارم. اگر زمان و امکانش هست، بی‌نهایت ممنون می‌شوم اگر توصیه یا نظری برای بهبود کار من دارید، آن را به من بگویید.
با احترام،
[نام و نام خانوادگی]
سخن پایانی
نگارش یک ایمیل سابمیت چکیده حرفه‌ای و رسمی راه برای تأثیرگذاری مثبت است. با استفاده از این راهنما و به کار بردن توصیه‌ها احتمال اینکه ایمیل سابمت موفق بنویسید به طرز چشمگیری افزایش می‌یابد. شما تا به حال ایمیلی برای ارسال چکیده مقاله خود نوشته‌اید؟ تجربیات خود را با ما در میان بگذارید!
همچنین می‌توانید برای نوشتن یک ایمیل سابمیت بی عیب و نقص از خدمات تولید محتوای متنی و تولید محتوای اshflیمیلی ترجمیک استفاده کنید. ترجمیک با ارائه بهترین خدمات تولید محتوا و آسان‌ترین شیوه ثبت سفارش در کنار شماست.
