نامههای اداری یکی از پرکاربردترین متون رسمی-اداری است که همهی افراد، حداقل یکبار تجربه نوشتن آن را داشتهاند. این نامهها معمولاً برای اهدافی مانند انواع درخواستهای بانکی و پیگیری، درخواستهای دانشجویی، ثبت استعفا یا مرخصی نوشته میشود.
اگر شما هم تجربه نوشتن هر کدام از اینگونه نامهها را داشتید، بهخوبی میدانید که نوشتن به این سبک خاص کار راحتی نیست. نامههای اداری قالب استاندارد و دستور نگارشی خاصی دارد. برای نوشتن یک نامه خوب باید بهتمامی جزئیات توجه کرد.
بااینحال مزیت این نامهها، کوتاهبودن متن و مشابهت قالب و شیوه نگارش در بسیاری از موارد است. یعنی اگر یکبار با اصول پایه نگارشی و قالب آن آشنا شوید، نوشتن هر نوع نامه اداری برای شما راحتتر میشود. بنابراین لازم است ابتدا با تعریف و دستهبندی اینگونه نامهها آشنا شوید. سپس اصول پایه را یاد بگیرید.
برای آشنایی با اصول نامهنگاری اداری در ادامه این مقاله وبلاگ ترجمیک همراه ما باشید!
مطلب مرتبط:
ویراستاران حرفهای و باتجربه ترجمیک با مهارت و ریزبینی خاص انواع متون شما را بررسی میکنند تا هر نوع اشکال نگارشی، دستوری از بین برود. در نهایت شما متنی باکیفیت، بدون هیچگونه اشتباه و خطر ردشدن دریافت میکنید. سایت ترجمه مقاله ترجمیک در هر شرایطی در دسترس شما است تا بهراحتی و در کمترین زمان ممکن سفارش ویرایش متون فارسی خود را ثبت کنید.
در این مطلب خواهید خواند:
نامه اداری چیست؟
نامه اداری متنی رسمی در قالب فیزیکی یا دیجیتال است که برای ثبت درخواست و اطلاعرسانی نوشته میشود. مواردی چون نامه درخواست وام، نامه پیگیری درخواست، دستورات سازمانی و حکم انتصاب، همگی از انواع نامههای اداری هستند. برای نگارش اینگونه از نامهها باید قواعد خاصی را در ظاهر و محتوا رعایت کنیم. لحن رسمی، احترامآمیز بودن همگی بخشی از این قواعد هستند. در هنگام نوشتن اینگونه نامهها باید از بروز هرگونه اشتباه مانند تایپی، املایی و ویرایشی خودداری کنیم.
انواع نامههای اداری
نامههای اداری بر اساس اهداف، محتوا و مخاطب دستهبندی میشوند. این نامهها معمولاً برای اهدافی مانند درخواست، پاسخ، اطلاعرسانی، تشکر، شکایت و پیشنهاد نوشته میشوند. گروهی از نامههای اداری که برای سازمانهای دولتی نوشته میشوند، لحن رسمی با ساختار استاندارد مشخصی دارند. در مقابل نامههای درونسازمانی لحن غیررسمیتری دارند. گاهی نامههای اداری برای واحدهای مختلف درون یک سازمان واحد نوشته میشود که مخاطب داخلی دارند. در مقابل اگر نامهای برای اشخاص و سازمانهای دیگر نوشته شود، مخاطب خارجی پیدا میکند.
رایجترین نامههای اداری شامل موارد زیر است:
- نامه استعفا
- نامه شکایت
- نامه درخواست مرخصی/ وام/ ترفیع/ اطلاعات
- پاسخ به درخواست وام/ استعلام
- اطلاعرسانی برگزاری جلسه/ تغییر آدرس و ساعت کاری
- نامه معرفی نیرو
- نامه دعوت
مطلب مرتبط:
۶ نکته کلیدی برای نوشتن ایمیلهای کوتاه
قسمتهای مختلف نامه اداری
نامههای اداری معمولاً یک قالب مشخصی دارند و از قسمتهای مختلفی تشکیل میشود. این بخشها در بیشتر انواع نامهها یکسان است. البته ممکن است شما بر اساس مخاطب یا هدف نامه بخشهای دیگری را اضافه کنید یا از نوشتن بعضی بخشها خودداری کنید. آشنایی با این بخشها در سرعت و کیفیت نامه شما تاثیر دارد.
سربرگ
تمامی نامههای اداری شامل سربرگ هستند. سربرگ اولین بخش نامه اداری است که در بالاترین قسمت و وسط صفحه قرار میگیرد. سربرگ معمولاً شامل نام خدا (در بعضی موارد آیه قرآن یا دعا)، نام و لوگوی سازمان است. در زیر این موارد، در سمت چپ، تاریخ، شماره نامه و پیوست نوشته میشود.
معمولاً سازمانها سربرگهای مخصوصی دارند که برای نوشتن نامه از آنها استفاده میشود.
گیرنده
دومین بخش هر نامه اداری نام و سمت کاری گیرنده است. این بخش معمولاً در سمت راست صفحه قرار میگیرد. معمولاً برای نوشتن نام گیرنده از عبارت جناب آقا/ سرکار خانم به همراه نام و نام خانوادگی افراد استفاده میشود. سپس سمت یا رده شغلی در قسمت پایین قرار میگیرد.
موضوع نامه
در واقع موضوع نامه همان هدف نوشتن مقاله است. موضوع نامه باید بسیار کوتاه و واضح نوشته شود. برای نوشتن موضوع میتوانید از کلیدواژههای کلیدی و اصلی مانند درخواست پیگیری، درخواست ثبت، شکایت و…استفاده کنید
متن نامه
مهمترین بخش هر نامه، متن آن است. در این بخش شما بدون زیادهگویی به بیان درخواست خود با تمامی جزئیات میپردازید. متن هر نامه از سه بخش مقدمه، متن اصلی و نتیجهگیری تشکیل میشود.
برای نوشتن مقدمه شما به طور خلاصه هدف نگارش و مراحل را بیان میکنید تا مخاطب ذهنیتی آماده برای خواندن بقیه نامه را داشته باشد. مثلا هنگام نوشتن نامه استعفا ابتدا باید درباره نام، رده سازمانی، محل کار و سابقه کار بنویسید.
قسمت بعدی بدنه یا متن اصلی است که بهتر است در پاراگراف جدا نوشته شود. در این قسمت شما درخواست اصلی خود را با تمامی جزئیات لازم، به طور واضح و شفاف مینویسید. یکی از اصول مهم در نوشتن نامه کوتاهی و ساده جملات بدون حشو یا زیادهگویی است.
معمولاً نامههای اداری کوتاه هستند؛ اما هیچ معیار و استاندارد قطعی و ثابت برای آن وجود ندارد. شما متناسب با موضوع نامه و مخاطب از ۱۰-۴ خط بنویسید یا در بعضی موارد چندین صفحه بنویسید. نکته مهم بیان موارد اصلی بدون اشاره به جزئیات غیرضروری است.
قسمت پایانی بدنه اصلی نامه، نتیجهگیری است. در این بخش شما باید درخواست اصلی خود را بنویسید. این درخواست باید بهصورت واضح و خلاصه بیان شود.
نام و عنوان فرستنده
بعد از نوشتن متن اصلی، شما باید مشخصات خود را بهعنوان فرستنده بنویسید. مشخصات شامل نام کامل و رده و جایگاه شغلی (در صورت نیاز) است. سپس در پایین نام خود، امضا کنید. امضا به نامه شما اعتبار میبخشد؛ بنابراین آن را فراموش نکنید.
رونوشت
اگر بخواهید یک نامه را برای فرد یا بخش دیگری بفرستید، باید یک رونوشت از نامه تهیه کنید. در قسمت رونوشت باید اطلاعات کامل گیرنده دیگر را وارد کنید. با این کار گیرنده اصلی متوجه میشود که علاوه بر او، چه کسی این نامه را دریافت میکند.
نشانی
این آخرین بخش از یک نامه اداری است که شامل شمارهتلفن، ایمیل، فکس، وبسایت، آدرس و کد پستی هست.
مطلب مرتبط:
چگونه کلیشهها را از نوشتههای خود حذف کنیم؟
نکات مهم در نوشتن نامه اداری
آشنایی با نکات مهم و اشتباهات متداول در نگارش اینگونه نامهها کمک میکند راحت و سریعتر بنویسد. معمولاً این اصول در انواع نامهها مشابه یکدیگر است. بااینوجود قبل از نوشتن هر نامه به هدف و مخاطب خاص آن توجه کنید.
یکی از مهمترین نکات در نوشتن نامه اداری بیان واضح و صریح در عین خلاصه بودن است. در نوشتن نامههای اداری تا حد امکان از نوشتن جزئیات صرفنظر میشود. در متن تنها مواردی اشاره میشود که از اهمیت بالایی برخوردار هستند.
رعایت اصول و نکات نگارشی-ویرایشی اهمیت زیادی در نامههای اداری دارند. یک نامه اداری باید بدون هیچگونه غلط و خطخوردگی همراه با رعایت ادب و استفاده از کلمات احترامآمیز باشد. زمانی که برای فردی با مقام بالاتر مینویسید، این نکته اهمیت بیشتری پیدا میکند. پس حتما پیش از تحویل، زمانی را برای بازبینی و ویرایش تخصصی آن صرف کنید. در کنار اهمیت محتوای درست، ظاهر نامه نیز مهم است. بهتر است نامه بهصورت تایپی، روی کاغذ با سایز استاندارد و تمیز ارائه شود.
برای سرعت و نظم بایگانی و پیگیری راحتتر حتماً در نامه تاریخ را بالا سمت چپ بنویسید. همچنین تمامی استنادهای لازم به نامه پیوست و در انتهای نامه ذکر شود. در انتهای نامه مشخصات و نشانی به طور کامل ذکر شود. فراموش نکنید نامه بدون امضا اعتبار ندارد.
مطلب مرتبط:
راهنمای تایپ علائم نگارشی فارسی و انگلیسی
نمونه نامه اداری
در ادامه توضیحات مربوط به نامههای اداری، نمونههایی از سه نوع نامه اداری پرکاربرد را برای شما آماده کردیم. شما برای نوشتن نامههایی با هدف درخواست استعفا، درخواست وام، درخواست پیگیری از این قالب کمک بگیرید.
نامه درخواست استعفا
یکی از رایجترین انواع نامه اداری، نامه استعفا است. در این نوع نامه رعایت ادب و احترام، بیان مشخصات فردی و جزئیات مهم اهمیت زیادی دارد.
تاریخ:
شماره:
پیوست:
به نام خدا
آقای/خانم [نام کامل مدیر]
شرکت [نام شرکت]
موضوع: درخواست استعفا
جناب آقای/سرکار خانم [نام خانوادگی مدیر]،
بدینوسیلۀ محترمانه، بنده [نام کامل شما]، با شمارهٔ پرسنلی [شماره پرسنلی] و سمت [عنوان شغلی فعلی]، درخواست استعفای خود را از تاریخ [تاریخ آخرین روز کاری، حداقل مطابق قوانین کار، ۳۰ روز پس از تاریخ این نامه] ابراز مینمایم.
دلایل شخصی/تحصیلی/سلامتی موجب تصمیم به ترک شغل میشود و پس از بررسی دقیق، به این نتیجه رسیدهام که ادامهٔ همکاری در شرایط فعلی برایم امکانپذیر نمیباشد.
خواهشمندم نسبت به اجرای مراحل قانونی خروج بنده از شرکت، از جمله:
- تسویهٔ حسابهای مالی و حقوقی
- بازگرداندن اسناد، تجهیزات و مدارک متعلق به شرکت (مانند لپتاپ، کارت کار، اسناد پروژه و …)
- تهیهٔ گزارش خروج و امضای اسناد مرتبط
اقدام بفرمائید. همچنین آمادگی کامل دارم تا در مدتزمان تعیینشده، وظایف و پروژههای جاری را به همکاران یا جانشینم منتقل کنم و در صورت نیاز، در دورهٔ آموزش انتقال دانش همکاری نمایم.
از فرصتی که در طول دورهٔ همکاری با شما و تیم حرفهای [نام شرکت] داشتهام، صمیمانه تشکر میکنم؛ تجربهٔ کاریهای ارزشمند و مهارتهای جدیدی که کسب کردهام، همواره در مسیر شغلی آیندهام مؤثر خواهد بود.
پیشاپیش از همکاری و درک شما در این مسیر سپاسگزارم و امیدوارم روابط دوستانه و مثبتمان همچنان حفظ شود.
با احترام،
[نام کامل]
[سمت فعلی]
[شماره تماس]
[آدرس ایمیل]
امضا
نامه درخواست وام
شما برای دریافت هرگونه وام دانشجویی، بانکی یا اداری نیاز به ثبت درخواست اولیه دارید. متن درخواست شما در پذیرش آن تاثیر زیادی دارد. نمونه نامه فعلی بهگونهای نوشته شده که برای هر سه نوع درخواست وام مناسب باشد.
[نام / لوگوی مؤسسه/شرکت/دانشگاه]
تاریخ:
به: جناب آقای/سرکار خانم
مدیر/مسئول ارشد (واحد مالی/امور اعتباری/امور دانشجویی)
موضوع: درخواست وام به مبلغ
احتراماً،
بدینوسیله اینجانب (نام کامل، کد ملی/شماره ملی، شماره شناسنامه، شماره دانشجویی) مسئول/دانشجو/کارمند در (نام واحد/دپارتمان/دانشکده) با شماره پرسنلی [شماره پرسنلی] از تاریخ [تاریخ درخواست] بدین سو درخواست اعطای وام به مبلغ _______ (به عدد و حروف) برای منظور زیر را دارم:
[هدف درخواست وام]
مدت بازپرداخت پیشنهادی: ________________________ (مثلاً ۶ ماه، ۱۲ ماه، ۲۴ ماه)
نحوهٔ بازپرداخت:__ (قسط ماهیانه/فصلی/پیشپرداخت) بهحساب شماره __________ به نام __________.
مدارک پیوست:
۱٫ کپی کارت ملی / شناسنامه
۲٫ گواهی اشتغال به کار (برای کارمندان)
۳٫ فهرست داراییها / مدارک مالکیت یا قبضهای قبلی (برای وامهای اداری/بانکی)
خواهشمند است پس از بررسی مستندات پیوست، نسبت به تأیید درخواست و اعلام شرایط نهایی (نرخ بهره، کارمزدها، تاریخ افتتاح حساب و …) اقدام فرمایید. در صورت نیاز به تکمیل مدارک یا مصاحبه حضوری، بنده آماده همکاری هستم
پیشاپیش از همکاری و توجه شما صمیمانه سپاسگزارم.
با تقدیم احترام،
نام و نام خانوادگی
امضا
شماره تماس
ایمیل
آدرس محل سکونت/ محل کار
نامه درخواست پیگیری
[نام سازمان/شرکت/دانشگاه]
تاریخ:
به: [نام و نام خانوادگی/عنوان شغلی دریافتکننده]
موضوع: پیگیری وضعیت [شرح مختصر درخواست اصلی]
احتراماً،
اینجانب [نام کامل]، شماره شناسنامه/کد ملی [شماره]، شماره پرسنلی/دانشجویی، در تاریخ [تاریخ ارسال درخواست اولیه] بهوسیله [نوع سند یا نامه اولیه: مثلاً «نامهٔ شماره …» / «ایمیل»] در خصوص [شرح کوتاه هدف درخواست؛ مثلاً «درخواست اعطای وام»، «درخواست صدور گواهینامه کاری»، «درخواست تغییر وضعیت حساب»] به واحد/بخش [نام واحد یا اداره] مراجعه نموده بودم.
از آن زمان تاکنون پاسخی در خصوص پیشرفت یا نتیجهگیری نهایی این درخواست دریافت نکردهام و لذا ضرورت دارد تا از وضعیت فعلی پرونده مطلع شوم. به همین منظور، خواهشمند است نسبت به موارد زیر اقدام فرمایید:
- اطلاعرسانی درباره مرحلهای که درخواست من در آن قرار دارد (مثلاً دریافت، بررسی، نیاز به اسناد تکمیلی، انتظار تأیید نهایی و …).
- در صورت نیاز به مدارک یا اطلاعات تکمیلی، لطفاً دقیقاً موارد موردنیاز را مشخص نمایید تا بتوانم بهسرعت اقدام نمایم.
- برآورد زمانی تقریبی برای تکمیل فرایند مثلاً «در عرض ۷ روز کاری» یا «تا تاریخ [تاریخ مشخص]»
بدینوسیله تأکید مینمایم که دریافت این اطلاعات برای برنامهریزیهای شخصی/مالی/تحصیلی بنده الزامی است و هر تأخیری ممکن است تأثیر منفی بر فعالیتهای جاری بگذارد؛ لذا از مساعدت و همکاری جنابعالی پیشاپیش سپاسگزارم.
در صورت امکان، میتوانید پاسخ خود را از طریق ایمیل [آدرس ایمیل] یا شماره تماس [شمارهتلفن] به اینجانب اعلام فرمایید. همچنین هر گونه راهنمایی یا دستورالعمل دیگری که برای پیشبرد پرونده لازم است، بنده باکمالمیل در اختیار قرار میدهم.
با تشکر و تجدید احترام،
نام و نام خانوادگی
امضا
شماره تماس
ایمیل
آدرس محل سکونت/ کار
جمعبندی
در این مقاله به طور کامل اصول اساسی نگارش و ویرایش انواع نامههای اداری را توضیح دادیم. برای آشنایی بهتر و بیشتر نمونههایی از سه نامه پرکاربرد را آماده کردیم تا در صورت نیاز برای نوشتن استفاده کنید. فراموش نکنید در عین توجه به این اصول نگارشی، بازبینی نهایی برای رفع هرگونه خطای املایی، دستوری و نگارشی الزامی است. یک ویرایش اصولی کیفیت نامه شما را تا حد زیادی ارتقا میبخشد.
با خدمات تولید محتوای متنی ترجمیک آشنایی دارید؟ در این خدمات هر نوع متنی که بخواهید، از تولید محتوای ایمیل و نامههای اداری تا تولید محتوای وبلاگی و لندینگپیج، توسط نویسندگان متخصص و مجرب نوشته میشود. برای ثبت سفارش تولید محتوای متنی کلیک کنید.
