۱۲ نکته مهم در نوشتن ایمیل اپلای و پذیرش دانشگاه

فرآیند پذیرش در یک دانشگاه خارجی، یا گذراندن یک دوره تحقیقاتی کوتاه‌مدت (فرصت مطالعاتی)، در اغلب موارد نیازمند ارسال ایمیل به اساتید یا مسئولین اداری دانشگاه‌های خارج از کشور است. نگارش صحیح یک ایمیل می‌تواند فرصت‌های خوبی را برای شما فراهم نماید و از طرف دیگر اگر ایمیل به درستی نوشته نشود، به احتمال زیاد نتیجه مطلوب را کسب نخواهید کرد.

نوشتن ایمیل درخواست پذیریش یا فرصت مطالعاتی به زبان انگلیسی از یک طرف نیازمند توانایی خوب در بیان مطالب به زبان انگلیسی و از طرف دیگر مستلزم آشنایی با اصول نامه‌نگاری و تا حدی مسائل فرهنگی کشور مقصد دارد.

از این رو قصد داریم در این مطلب برخی از مهم‌ترین نکات در نوشتن یک ایمیل رسمی برای درخواست فرصت مطالعاتی را بررسی نماییم. با وبلاگ ترجمه تخصصی ترجمیک همراه باشید.

مطالب مرتبط:

CC در ایمیل به چه معناست و چه کاربردی دارد؟

آخرین به روزرسانی:

۱۴۰۳/۱۱/۳۰

نکات مهم برای نوشتن ایمیل‌های رسمی

برای آموزش و تثبیت بهتر، نکات مربوط به نوشتن ایمیل‌های رسمی و اداری را به صورت جداگانه مورد بررسی قرار می‌دهیم. البته اگر هم می‌خواهید که برای استاد خود ایمیل ارسال کنید، پیشنهاد می‌کنیم که مقاله راهنمای ارسال ایمیل به استاد راهنما وبلاگ ترجمیک را هم حتما مطالعه کنید.

با dear شروع کنید

همیشه نامه‌های رسمی را با عبارت Dear شروع کنید؛ دقت داشته باشید که استفاده از Hello یا Hi در ابتدای یک نامه رسمی، آن هم در اولین ارتباط، هرگز جالب نیست!

مخاطب نامه را در نظر بگیرید!

اگر نامه را خطاب به مسئولین دانشگاه و به صورت کلی می‌نویسید، می‌توانید از «Dear Madam/Sir« استفاده کنید. با این حال، تا جای ممکن، سعی کنید که نام شخص خاصی را پیدا کنید تا ایمیل شما شخصی‌تر و حرفه‌ای‌تر به نظر برسد. اگر نامه خطاب به بخش مشخصی از یک دانشگاه است، بهتر است ابتدا نام بخش مورد نظر را بنویسید و سپس اسم گیرنده اصلی را با یک خط فاصله یا ویرگول درج کنید. مثلاً:

Education & Student Affairs – CSA, International Office

University of Amesterdam

Dear Madam/Sir,

البته اگر گیرنده نامه شما منشی، دانشجو، کارمند یا حتی مربی دانشگاه با مدرک کارشناسی‌ارشد است، می‌توانید برای خطاب کردن او از نام کوچک استفاده کنید (مثلاً: Dear Mary یا Dear John). اما بهتر است برای حفظ رسمیت مکاتبه، از نام خانوادگی همراه با عنوان استفاده کنید (مثلاً: Dear Mr. Long یا Dear Ms. Bakker). توجه داشته باشید که در برخی فرهنگ‌ها، استفاده از نام کوچک بدون اجازه ممکن است که بی‌احترامی تلقی شود.

در هنگام نوشتن ایمیل اپلای، به جنسیت و وضعیت تاهل افراد دقت کنید!

حتما در مورد جنسیت و تاهل فرد مقابل اطمینان پیدا کنید. اگر نتوانستید مطمئن شوید، هرگز عبارت‌های Ms یا Mr را به کار نبرید تا از سوتفاهم‌های بعدی جلوگیری کنید. در واقع، اگر جنسیت فرد مشخص نیست، از نام کامل فرد بدون عنوان استفاده کنید (مثلاً Dear Alex Johnson). این روش از هرگونه سوءتفاهم جلوگیری می‌کند.

با این حال در نظر داشته باشید که کلمه Miss برای خطاب قرار دادن خانم‌های مجرد بکار می‌رود. کلمه Mrs برای خانم‌های متأهل و Ms برای فردی که نمی‌دانیم مجرد است یا متأهل استفاده می‌شود. این مورد شاید از نظر شما بی‌اهمیت باشد اما برای خانم‌های که نامه شما رو میخوانند، بسیار مهم است.

امروزه استفاده از «Ms» عنوانی استاندارد و محترمانه برای همه بانوان به شمار می‌‌آيد زیرا از ایجاد هرگونه ناراحتی یا سوءتفاهم جلوگیری می‌کند. این موضوع ممکن است از نظر شما بی‌اهمیت باشد، اما برای بسیاری از خانم‌خا، به ویژه در محیط‌های حرفه‌ای، بسیار مهم به شمار می‌آيد.

مطالب مرتبط:

تفاوت Miss، Mrs.، Ms و Mx در زبان انگلیسی و کاربرد آن‌ها

حواستان به اسامی دوجنسیتی باشد!

بعضی از اسم‌ها، ممکن است هم برای خانم‌ها و هم برای آقایان استفاده شود. همچنین ممکن است املای اسامی شبیه به هم باشد ولی یکی برای دختران و یکی برای پسر استفاده شود. مثلا Mario و Marjo یا Stefano و Stefania. در این موارد بهتر است از اسم کوچک و بزرگ در کنار هم استفاده کنید و مثلا بگویید: Dear Marjo Schmitt.

اگر درباره درستی متون خود به زبان انگلیسی شک دارید، خدمات ویرایش نیتیو ترجمیک را به شما پیشنهاد می‌دهیم. با کمک این خدمات، متون شما به گونه‌ای اصلاح می‌شود که گویی فردی انگلیسی زبان آن‌ها را نوشته است.

بین اساتید دانشگاه و سایر افراد تمایز قائل شوید!

اگر مخاطب ایمیل رسمی شما، استاد دانشگاه است، حتماً از عنوان «Dr» یا «Professor» استفاده کنید.

نکته: در مورد استفاده از عنوان «Professor»، ابتدا با بررسی وب‌سایت استاد یا روش‌های دیگر مطمئن شوید که مخاطب شما استاد تمام (Full Professor) است. اگر فرد موردنظر، چنین درجه و رتبه‌ای نداشت، از این عنوان استفاده نکنید و تنها او را «Dr» خطاب کنید.

توجه داشته باشید که در برخی دانشگاه‌ها (به ویژه در آمریکا و کانادا)، عنوان «Professor» برای تمامی اعضای هیئت علمی استفاده می‌شود، بنابراین بهتر است به قوانین و عرف دانشگاه مخاطب خود توجه کنید. توجه به این نکته بسیار مهم است، زیرا نشان‌دهنده دقت نظر شما و شناخت قبلی نسبت به استادتان است. نکته مهم دیگر این است که هر کسی را «Dr» خطاب نکنید؛ حرفه‌ای باشید و تنها افرادی را که مدرک دکترا (PhD) یا دکترای حرفه‌ای (مثل MD، JD و غیره) دارند، با این عنوان مورد خطاب قرار دهید.

فراموش نکنید که ایمیل شما، قرار است که جای ملاقات حضوری شما را بگیرید. پس با دقت و توجه کامل به نگارش ایمیل اپلای خود بپردازید.

به علائم نگارشی توجه کنید!

بعد از عنوان و نام شخص گیرنده، از ویرگول (کاما) «,» استفاده کنید و بقیه مطلب را در خط بعد بنویسید. این قاعده در ایمیل‌های رسمی رعایت می‌شود و نشان‌دهنده حرفه‌ای‌بودن و رعایت ادب در مکاتبات است. به مثال‌های زیر توجه کنید:

Dear Professor Yang,

Dear Madam/Sir,

Dear Dr. Blom,

Dear Lara,

توجه داشته باشید که استفاده از نام کوچک (مثلاً Dear Lara) معمولاً در ارتباطات غیررسمی‌تر یا زمانی که قبلاً با فرد ارتباط داشته‌اید، مناسب است. در غیر این صورت، بهتر است از نام خانوادگی همراه با عنوان استفاده کنید (مثلاً Dear Ms. Johnson).

همچنین، در برخی فرهنگ‌ها، قوانین مربوط به استفاده از ویرگول بعد از خطاب تفاوت‌هایی دارد. بنابراین، بهتر است که به عرف فرهنگی جامعه میزبان مخاطب خود حتما توجه کنید.

مطالب مرتبط:

راهنمای نگارش کاور لتر مقاله (Cover Letter) + مثال و نمونه کاور لتر

اولین جمله، مهم‌ترین جمله است!

شاید بتوان گفت که اولین جمله ایمیل برای پذیرش، مهمترین جمله آن است. شما می‌بایست که در این جمله با صراحت خود را معرفی کنید و اگر پیش زمینه‌ای وجود دارد، به آن اشاره کنید. اگر در مورد نوشتن جمله مطمئن نیستید، موارد زیر را به شما پیشنهاد می‌کنیم:

With reference to the Master Programmer in Urban Planning in the website of the university,

I am writing to enquire about …

After having seen the new PhD-Position in … , I would like …

I read your profile in the website of the university … and would like …

I recently wrote to you about …

Thank you for your letter of 8 May.

Thank you for your email regarding …

Many thanks for your reply.

In reply to your letter of 8 May, …

مقاله خود را به فارسی نوشته‌اید و اکنون به ترجمه فارسی به انگلیسی آن نیاز دارید؟ مقاله خود را به انگلیسی ترجمه کرده‌اید ولی می‌خواهید که ترجمه آن بی‌نقص باشد؟ پس با خیالی آسوده از خدمات ترجمه مقاله و ویرایش نیتیو ترجیمک استفاده کنید.

مودب باشید!

اگر در نامه‌ی خود تقاضایی از طرف مقابل دارید، در جمله دوم، به صراحت ولی مودبانه سراغ اصل موضوع بروید و آن را بیان نمایید. مثلا:

Could you please inform me …

Would you please …

I would appreciate if you let me know …

I would appreciate if you could help me with …

دقت کنید که عباراتی مثل Please help me، هرچند در ابتدای آن از لطفا استفاده شده است، مودبانه به حساب نمی‌آید! این لحن بیان در زبان انگلیسی، نوعی امر به حساب می‌آید و در یک نامه رسمی مودبانه استفاده از آن مناسب نیست.

کوتاه و مختصر بنویسید!

سعی کنید ایمیل‌تان خیلی طولانی نشود. حداکثر ۵ تا ۸ جمله برای همه مطالبی که می‌خواهید بگویید، کافی است. این‌که در جملات کوتاه، منظور خود را برسانید، هم نشان‌دهنده این است که شما به اصول نگارش رسمی انگلیسی مسلطید و هم این‌که برای وقت طرف مقابل ارزش قائل هستید.

همچنین پاراگراف‌ها را خیلی طولانی ننویسید. می‌توانید موارد تکمیلی در مورد سوابق خود را به رزومه موکول کنید و آن را در ضمیمه ایمیل ارسال کنید.

برای جمله پایانی ایمیل نیز از عباراتی استفاده کنید که طرف مقابل را به پاسخ دادن تشویق کند، ولی کاملا مودبانه. این موارد را به عنوان نمونه می‌توانید استفاده کنید:

Please let me know, if you require any further information.

I look forward to your reply.

I apologise for any inconvenience.

I would appreciate your immediate attention to this matter.

مطالب مرتبط:

۶ نکته کلیدی برای نوشتن ایمیل‌های کوتاه

سپاس‌گذاری را فراموش نکنید

در پایان نامه نیز یک خط بین متن و عبارت انتهایی فاصله قرار دهید و مراتب سپاسگزاری خود را با یکی از عبارات زیر یا عباراتی شبیه به آن نشان دهید.

Kind regards, (در حالت کلی در پایان ایمیل‌های خود از این عبارت استفاده کنید)

Best regards, (کمی صمیمانه برای ایمیل‌هایی به غیر از ایمیل اول برای منشی، دانشجو، کارمند)

Yours faithfully, (از این عبارت فقط در اولین ایمیل رسمی به استاد استفاده کنید)

Yours sincerely, (مثل بالایی)

Regard, (ایمیل‌هایی نه چندان رسمی، در نامه‌نگاری‌های پشت سر هم)

خودتان را معرفی کنید

بلافاصله پس از نکات ذکرشده در بخش قبلی، نام و نام خانوادگی خود را بنویسید. در ایمیل‌های اولیه، استفاده از نام کامل نشان‌دهنده‌ی رسمی‌بودن و احترام است. البته در ایمیل‌های بعدی که به همان مخاطب ارسال می‌کنید، می‌توانید از نام کوچک خود استفاده کنید. هرچند توصیه می‌شود که برای حفظ حرفه‌ای‌بودن و رسمیت ارتباط، همچنان از نام کامل خود استفاده کنید.

فونت ایمیل هم مهم است!

در نوشتن ایمیل از فونت Arial با سایز ۱۰ یا ۱۱ استفاده کنید. از Bold یا Italic کردن متن خودداری کنید. به یاد داشته باشید که تمام متن نامه باید با یک فونت نوشته شود. بنابراین، اگر متنی را از جای دیگری کپی می‌کنید، حتماً فونت آن را اصلاح کنید. استفاده از فونت‌های استاندارد و حفظ یکدستی فونت، نشان‌دهنده‌ی حرفه‌ای‌بودن و توجه به جزئیات است. اگر این نکته را رعایت نکنید، احتمال دریافت پاسخ بسیار کاهش می‌یابد.

نمونه ایمیل رسمی انگلیسی برای اپلای و پذیرش تحصیلی

در ادامه نمونه ایمیل انگلیسی به منظور درخواست پذیرش تحصیلی (اپلای) برای شما قرار داده‌ایم.

متن انگلیسی نمونه ایمیل برای اپلای

Subject: Application for [Program Name] – Sara Mohammadi

Dear [Admissions Committee/Specific Person’s Name],

I hope this email finds you well. My name is Sara Mohammadi, and I am writing to express my interest in applying for the [Program Name] at [University Name]. After thoroughly researching your program, I am confident that it aligns perfectly with my academic background and career aspirations.

I am currently a [your current status, e.g., final-year undergraduate student] at [Your Current University], majoring in [Your Major]. Throughout my academic journey, I have developed a strong foundation in [specific skills or knowledge relevant to the program], which I believe will enable me to contribute meaningfully to your program. Additionally, my experience in [mention any relevant projects, internships, or research] has further solidified my passion for [field of study].

I have attached my application materials, including my CV, academic transcripts, and a statement of purpose, for your review. I would be grateful if you could guide me through the next steps in the application process or inform me of any additional documents required.

Thank you for considering my application. I look forward to the opportunity to contribute to and grow within your esteemed institution. Please feel free to contact me at [your email address] or [your phone number] if you need any further information.

Yours sincerely,
Sara Mohammadi

سخن پایانی

امیدواریم تا با رعایت نکات بالا، بهترین ایمیل ممکن را بنویسید و به اهدافی که دارید برسید. البته فراموش نکنید که همیشه کمک گرفتن از افراد متخصص معجزه می‌کند. از این رو حتما پس از اتمام نگارش متن ایمیل، ویراستاری آن را به یک مترجم حرفه‌ای بسپارید.

ویرایش تخصصی انگلیسی یکی از خدمات ترجمیک است و توسط بسیاری از محققان و پژوهشگران مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای استفاده از این خدمات روی لینک رنگی کلیک کنید.

اگر به اصول ترجمه و ویراستاری علاقه دارید، رزومه خود را به صفحه استخدام مترجم ارسال کنید تا به صورت دورکاری مشغول به کار شوید.