۱۲ نکته مهم در نوشتن ایمیل برای پذیرش دانشگاه و فرصت مطالعاتی

فرآیند پذیرش در یک دانشگاه خارجی، یا گذراندن یک دوره تحقیقاتی کوتاه‌مدت (فرصت مطالعاتی)، در اغلب موارد نیازمند ارسال ایمیل به اساتید یا مسئولین اداری دانشگاه‌های خارج از کشور است. نگارش صحیح یک ایمیل می‌تواند فرصت‌های خوبی را برای شما فراهم نماید و از طرف دیگر اگر ایمیل به درستی نوشته نشود، به احتمال زیاد نتیجه مطلوب را کسب نخواهید کرد.

نوشتن ایمیل درخواست پذیریش یا فرصت مطالعاتی به زبان انگلیسی از یک طرف نیازمند توانایی خوب در بیان مطالب به زبان انگلیسی و از طرف دیگر مستلزم آشنایی با اصول نامه‌نگاری و تا حدی مسائل فرهنگی کشور مقصد دارد.

از این رو قصد داریم در این مطلب برخی از مهم‌ترین نکات در نوشتن یک ایمیل رسمی برای درخواست فرصت مطالعاتی را بررسی نماییم. با وبلاگ ترجمه تخصصی ترجمیک همراه باشید.

مطالب مرتبط:

CC در ایمیل به چه معناست و چه کاربردی دارد؟

نکات مهم برای نوشتن ایمیل‌های رسمی

برای آموزش و تثبیت بهتر، نکات مربوط به نوشتن ایمیل‌های رسمی و اداری را به صورت جداگانه مورد بررسی قرار می‌دهیم.

با dear شروع کنید

همیشه نامه‌های رسمی را با عبارت Dear شروع کنید؛ دقت داشته باشید که استفاده از Hello یا Hi در ابتدای یک نامه رسمی، آن هم در اولین ارتباط، هرگز جالب نیست!

مخاطب نامه را در نظر بگیرید

اگر نامه را خطاب به مسئولین دانشگاه و به صورت کلی می‌نویسید، می‌توانید از Dear Madam/Sir استفاده کنید. ولی اگر نامه خطاب به بخش مشخصی از یک دانشگاه است، بهتر است ابتدا نام بخش مورد نظر را بنویسید و سپس اسم گیرنده اصلی را با یک خط فاصله درج کنید. مثلا:

Education & Student Affairs (CSA, International Office)

University of Amesterdam

Dear Madam/Sir,

البته اگر گیرنده نامه شما منشی، دانشجو، کارمند و یا حتی مربی دانشگاه با مدرک کارشناسی‌ارشد است، می‌توانید برای خطاب کردن او از اسم کوچک استفاده کنید . مثلا بگویید: Dear Mary یا Dear John. اما در این مورد هم بهتر است برای رسمی بودن مکاتبه از نام خانوادگی استفاده کنید و مثلا بگویید: Dear Mr. Long یا Dear Ms. Bakker.

به جنسیت و وضعیت تاهل افراد دقت کنید

حتما در مورد جنسیت و تاهل فرد مقابل اطمینان پیدا کنید. اگر نتوانستید مطمئن شوید، هرگز از عبارت‌های Ms یا Mr خودداری کنید تا از سوتفاهم‌های بعدی جلوگیری کنید.

با این حال در نظر داشته باشید که کلمه Miss برای خطاب قرار دادن خانم‌های مجرد بکار می‌رود. کلمه Mrs برای خانم‌های متأهل و Ms برای کسی که نمی‌دانیم مجرد است یا متأهل استفاده می‌شود. این مورد شاید از نظر شما بی‌اهمیت باشد اما برای خانم‌های که نامه شما رو میخوانند، بسیار مهم است.

مطالب مرتبط:

تفاوت Miss، Mrs.، Ms و Mx در زبان انگلیسی و کاربرد آن‌ها

حواستان به اسامی دوجنسیتی باشد!

بعضی از اسم‌ها، ممکن است هم برای خانم‌ها و هم برای آقایان استفاده شود. همچنین ممکن است املای اسامی شبیه به هم باشد ولی یکی برای دختران و یکی برای پسر استفاده شود. مثلا Mario و Marjo یا Stefano و Stefania. در این موارد بهتر است از اسم کوچک و بزرگ در کنار هم استفاده کنید و مثلا بگویید: Dear Marjo Schmitt.

بین اساتید دانشگاه و سایر افراد تمایز قائل شوید

اگر نامه خود را برای یک استاد دانشگاه می‌نویسید، حتماً از عبارت Dr یا Professor استفاده نمایید. در مورد استفاده از لفظ Professor ابتدا با بررسی سایت استاد و روش‌های دیگر مطمئن شوید که مخاطب شما استاد تمام (فول پروفسور Full Professor) است. اگر چنین چیزی نبود، از این لفظ استفاده نکنید و بلکه تنها او را Dr خطاب کنید.

توجه به این نکته بسیار مهم است زیرا نشان‌گر دقت نظر شما و کسب شناخت قبلی نسبت به استادتان است. نکته مهم دیگر این است که هر کسی که می‌بینید را Dr صدا نزنید؛ حرفه‌ای باشید و تنها کسانی که مدرک دکترا دارند را با این عبارت مورد خطاب قرار دهید.

به علائم نگارشی توجه کنید

بعد از عنوان و نام شخص گیرنده، از ویرگول یا کاما “,” استفاده کنید و بقیه مطلب را در خط بعد بنویسید. به این شکل:

Dear Professor Yang,

Dear Madam/Sir,

Dear Dr. Blom,

Dear Lara,

اولین جمله، مهم‌ترین جمله است

شاید بتوان گفت که اولین جمله ایمیل برای پذیرش، مهمترین جمله آن است. شما می‌بایست در این جمله با صراحت خود را معرفی کنید و اگر پیش زمینه‌ای وجود دارد به آن اشاره کنید. اگر در مورد نوشتن جمله مطمئن نیستید، موارد زیر را به شما پیشنهاد می‌کنیم:

With reference to the Master Programmer in Urban Planning in the website of the university,

I am writing to enquire about …

After having seen the new PhD-Position in … , I would like …

I read your profile in the website of the university … and would like …

I recently wrote to you about …

Thank you for your letter of 8 May.

Thank you for your email regarding …

Many thanks for your reply.

In reply to your letter of 8 May, …

مودب باشید!

اگر در نامه‌ی خود تقاضایی از طرف مقابل دارید، در جمله دوم، به صراحت و مودبانه سراغ اصل موضوع بروید و آن را بیان نمایید. مثلا:

Could you please inform me …

Would you please …

I would appreciate if you let me know …

I would appreciate if you could help me with …

دقت کنید که عباراتی مثل Please help me، هرچند در ابتدای آن از لطفا استفاده شده است، مودبانه به حساب نمی‌آید! این لحن بیان در زبان انگلیسی، نوعی امر به حساب می‌آید و در یک نامه رسمی مودبانه استفاده از آن مناسب نیست.

کوتاه و مختصر بنویسید

سعی کنید ایمیل‌تان خیلی طولانی نشود. حداکثر ۵ تا ۸ جمله برای همه مطالبی که می‌خواهید بگویید کافی است. همچنین پاراگراف‌ها را خیلی طولانی نکنید. می‌توانید موارد تکمیلی در مورد سوابق خود را به رزومه موکول کنید و آن را به ضمیمه ایمیل ارسال کنید.

برای جمله پایانی ایمیل نیز از عباراتی استفاده کنید که طرف مقابل را به پاسخ دادن تشویق کند، ولی کاملا مودبانه. این موارد را به عنوان نمونه می‌توانید استفاده کنید:

Please let me know, if you require any further information.

I look forward to your reply.

I apologise for any inconvenience.

I would appreciate your immediate attention to this matter.

مطالب مرتبط:

۶ نکته کلیدی برای نوشتن ایمیل‌های کوتاه

سپاس‌گذاری را فراموش نکنید

در پایان نامه نیز یک خط بین متن و عبارت انتهایی فاصله قرار دهید و مراتب سپاسگزاری خود را با یکی از عبارات زیر یا عباراتی شبیه به آن نشان دهید.

Kind regards, (در حالت کلی در پایان ایمیل‌های خود از این عبارت استفاده کنید)

Best regards, (کمی صمیمانه برای ایمیل‌هایی به غیر از ایمیل اول برای منشی، دانشجو، کارمند)

Yours faithfully, (از این عبارت فقط در اولین ایمیل رسمی به استاد استفاده کنید)

Yours sincerely, (مثل بالایی)

Regard, (ایمیل‌هایی نه چندان رسمی، در نامه‌نگاری‌های پشت سر هم)

خودتان را معرفی کنید

بلافاصله بعد از عباراتی که در بخش قبلی گفتیم، نام و نام خانوادگی خود را بنویسید. البته از ایمیل دوم به بعد که به یک مخاطب یکسان می‌فرستید می‌توانید از نام کوچک خود استفاده کنید، هرچند باز هم بهتر است همان اسم کامل خود را بنویسید.

فونت ایمیل هم مهم است!

در نوشتن ایمیل از فونت Arial سایز ۱۰ یا ۱۱ استفاده کنید. بدون این که متن را Bold و Italic کنید. یادتان باشد که باید تمام نامه با یک فونت نوشته شده باشد.پس اگر متنی را از جایی copy/paste می‌کنید فونتش را اصلاح کنید! اگر این مورد را فراموش کنید، احتمال این که حتی پاسخی دریافت نکنید بسیار بالاست.

سخن پایانی

امیدواریم تا با رعایت نکات بالا، بهترین ایمیل ممکن را بنویسید و به اهدافی که دارید برسید. البته فراموش نکنید که همیشه کمک گرفتن از افراد متخصص معجزه می‌کند. از این رو حتما پس از اتمام نگارش متن ایمیل، ویراستاری آن را به یک مترجم حرفه‌ای بسپارید.

ویرایش تخصصی انگلیسی یکی از خدمات ترجمیک است و توسط بسیاری از محققان و پژوهشگران مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای استفاده از این خدمات روی لینک رنگی کلیک کنید.

اگر به اصول ترجمه و ویراستاری علاقه دارید، رزومه خود را به صفحه استخدام مترجم ارسال کنید تا به صورت دورکاری مشغول به کار شوید.