حتما شما هم هنگام ارسال ایمیل، با مشاهده گزینه cc یا bcc، با خود فکر کرده‌اید که ارسال یک ایمیل ساده چقدر پیچیده و عجیب است! اما جالب است بدانید که قابلیت‌های cc و bcc بسیار پرکاربرد هستند و در بسیاری از موارد کار را برای ما آسان‌تر می‌کنند.
آشنایی با این قابلیت‌ها برای افرادی که در زمینه بازاریابی دیجیتال فعالیت می‌کنند، بسیار حائز اهمیت است. چراکه امروزه بخش مهمی از دیجیتال مارکتینگ به بازاریابی ایمیلی اختصاص یافته است و ارسال ایمیل‌های تبلیغاتی مهم‌تر از گذشته است.
این مطلب را به طور اختصاصی، به آشنایی با قابلیت cc و بررسی کاربرد آن اختصاص می‌دهیم. اگر در حوزه تولید محتوای متنی فعالیت می‌کنید، تا انتها همراه ما باشید!
مطالب مرتبط:
۶ نکته کلیدی برای نوشتن ایمیل‌های کوتاه
در این مطلب خواهید خواند:
cc در ایمیل چیست؟
Cc مخفف عبارت carbon copy (کپی کاربُن) است. حتما شما هم زمانی را به خاطر دارید که هنوز ارتباطات اینترنتی گسترش نیافته بود و افراد برای برقراری ارتباط، نامه می‌نوشتند. طبیعتا آن روزها چیزی تحت عنوان دستگاه کپی وجود نداشت و برای کپی کردن نامه‌ها از کاغذ کاربن استفاده می‌کردند.
کاغذ کاربن را بین دو کاغذ قرار می‌دادند. بدین ترتیب هر چیزی که روی کاغذ اول می‌نوشتند، روی کاغذ دوم نیز کپی می‌شد. عبارت cc نیز بر همین اساس انتخاب شده است. در واقع cc به شما این امکان را می‌دهد که یک کپی از ایمیل را برای شخصی که در لیست گیرندگان ایمیل قرار ندارد، ارسال کنید.
به عبارت دیگر، گیرنده ایمیل در قسمت to و گیرندگان کپی ایمیل در قسمت cc وارد می‌شوند.
چه زمانی از قابلیت cc استفاده می‌کنیم؟
حال شاید فکر کنید که قسمت cc و to تفاوتی با هم ندارند. از نظر فنی نیز عملکرد این دو قابلیت، مشابه است. با این حال، برای رعایت آداب معاشرت گاه برخی گیرندگان را در قسمت cc و گیرندگان اصلی را در فیلد to وارد می‌کنیم.
کدام مخاطبان در قسمت cc ایمیل قرار می‌گیرند؟
بخش cc باید شامل تمام افرادی باشد که دریافت‌کننده مستقیم ایمیل نیستند. این افراد، می‌توانند شامل ذی‌نفعان یک ماجرا، مخاطبان جدید، سرپرست شرکت یا مواردی از این قبیل باشد. علاوه بر این، می‌توانید با استفاده از قابلیت cc اطمینان حاصل کنید که علاوه بر گیرنده اصلی، تمام افراد درگیر نیز از محتوای ایمیل مطلع شده‌اند. برای روشن‌تر شدن موضوع، می‌توان گیرندگان cc را در موارد زیر خلاصه کرد:
- افرادی که باید ایمیل ما را ببینند اما الزاما پاسخگوی ما نیستند.
- فرد جدیدی که باید خودمان را به او معرف کنیم یا محتوای ایمیل برای او مفید است.
- گروه بزرگی از افراد که به طور مشترک روی یک پروژه کار می‌کنند.
نکته: وقتی نام شخصی را در لیست cc وارد می‌کنید، نیازی به خطاب قرار دادن وی در متن ایمیل نیست.
مطالب مرتبط:
ده مخفف انگلیسی پرکاربرد در نامه‌نگاری
در چه مواردی نباید از گزینه cc استفاده کنیم؟
گفتیم که cc یکی از امکانات کاربردی و مفید ایمیل است. با این حال، این بدان معنا نیست که می‌توان در هر موقعیتی از این قابلیت استفاده کرد. بنابراین فراموش نکنید که cc کردن آداب معاشرت خاصی دارد و نباید بدون فکر گیرندگان ایمیل را cc کرد. به طور کلی، در موارد زیر از cc کردن مخاطبان ایمیل خودداری کنید:
- زمانی که اطلاعات حساسی را ارسال می کنید
- زمانی که از آن شخص انتظار پاسخ دارید
- زمانی که گیرنده اصلی از cc کردن رضایت یا اطلاع ندارد
- زمانی که ایمیل شما برای گیرندگان لیست cc مهم نیست یا به آن‌ها ارتباطی ندارد
قابلیت cc چگونه عمل می‌کند؟
زمانی که شخصی را در ایمیل خود cc می‌کنید، آن شخص یک کپی از ایمیل شما را دریافت می‌کند. علاوه بر این، لیست گیرندگان cc برای همه گیرندگان زنجیره ایمیل قابل مشاهده است. به همین دلیل، باید قبل از این که فرد جدیدی را به لیست گیرندگان cc اضافه کنید، باید از گیرنده اصلی اجازه بگیرید.
نکته: اگر نمی‌خواهید که لیست گیرندگان ایمیل برای همه قابل مشاهده باشد، باید از قابلیت bcc استفاده کنید.
بعد از اضافه کردن افراد به لیست cc، باید روی گزینه reply all کلیک کنید. بدین ترتیب، همه افرادی که در فیلد cc، to و bcc قرار می‌گیرند، پاسخ شما را دریافت کنند. در غیر این صورت، پاسخ شما، تنها برای کسانی که در قسمت to قید شده‌اند، ارسال می‌شود.
نکته: با توجه به آداب ارسال ایمیل، نباید از گیرندگان لیست cc انتظار پاسخ داشته باشید.
گزینه cc در کدام قسمت ایمیل قرار دارد؟
گزینه cc درست زیر فیلد to قرار دارد. البته برخی از سرویس‌های ارسال ایمیل مثل جیمیل، فیلدهای cc و bcc را مخفی می‌کنند. در صورت استفاده از این سرویس‌ها برای افزودن لیست cc، روی لینک کوچک و خاکستری cc که در قسمت بالا و سمت راست New Message قرار دارد، کلیک کنید.
۳ مثال از کاربرد cc در ایمیل
تا اینجا آموختیم که چرا و چگونه از گزینه cc استفاده کنیم. با این حال، ممکن است هنوز هم برای استفاده از این قابلیت مطمئن نباشید. در این بخش با بررسی ۳ مثال کاربردی، با چگونگی cc کردن بیشتر آشنا خواهیم شد.
مدیریت پروژه‌هایی که توسط افراد مختلفی مدیریت می‌شوند
ممکن است با یک تیم بزرگ در حال همکاری باشید و نرم‌افزار یا سیستم خاصی برای مدیریت پروژه نداشته باشید. در این صورت، احتمالا برای گزارش میزان پیشرفت پروژه و به‌روزرسانی اطلاعات از ایمیل استفاده می‌کنید.
Cc این امکان را به شما می‌دهد تا گزارش‌های خود را به همه افراد مربوطه ارسال کنید. با استفاده از این قابلیت، به افراد درگیر نشان می‌دهید که الزامی به پاسخگویی ندارند و ایمیل صرفا برای اطلاع‌رسانی ارسال شده است.
دریافت درخواست cc شدن
در برخی موارد، مدیر یا سهامداران شرکت شما درخواست می‌کنند که آن‌ها را در جریان برخی وقایع قرار دهید. در این حالت، ممکن است درخواستی مبنی بر دریافت کپی ایمیل‌ها دریافت کنید.
معرفی به افراد جدید
cc کردن راهی عالی برای معرفی به افراد جدید است. به عنوان مثال، ممکن است یک همکار جدید به پروژه شما اضافه شده باشد. در این حالت، می‌توانید با اضافه کردن آن‌ها به لیست cc خود را معرفی کنید و آن‌ها را نیز در جریان کار قرار دهید.
سخن پایانی
در این مطلب با قابلیت گزینه cc در ایمیل آشنا شدیم و دیدم که اگر دریافت جواب ایمیل برایمان مهم نباشد و صرفا به هدف اطلاع‌رسانی ایمیل ارسال می‌کنیم، استفاده از گزینه cc کارساز است. علاوه بر این، به طور خلاصه با مثال‌های ملموسی از استفاده از این قابلیت آشنا شدیم.
ترجمیک طیف گسترده‌ای از خدمات تولید محتوا را ارائه می‌کند و تمام قالب‌های تولید محتوا را پوشش می‌دهد. برای استفاده از خدمات این سایت سفارش تولید محتوا کلیک کنید.
در صورت تمایل به فعالیت در حوزه ترجمه، ویراستاری و تولید محتوا، رزومه خود را به صفحه استخدام مترجم ارسال کنید..
سلام
عالی بود.
تشکر