۶ نکته کلیدی برای نوشتن ایمیل‌های کوتاه

روش‌های بازاریابی و تبلیغات و همچنین روش کار کسب و کارهای مختلف در طول زمان دستخوش تغییرات زیادی شده است. با این حال، ارسال ایمیل هنوز هم یکی از راه‌های موثر ارتباط با مشتریان و جذب آن‌ها شناخته می‌شود.

با این تفاسیر آشنایی با اصول و قواعد نوشتن ایمیل، می‌تواند چهره‌ای حرفه‌ای و تاثیرگذار از شما به نمایش بگذارد. کوتاه و در عین حال جذاب نگه داشتن متن ایمیل، یکی از این قواعد است.

در این مطلب خواهیم دید که چرا ایمیل‌های کوتاه بهتر هستند. همچنین نکاتی کاربردی و راهگشا را برای نوشتن ایمیل‌های کوتاه و حرفه‌ای بررسی خواهیم کرد. تا انتها با ما همراه باشید تا با یکی از اصول تولید محتوای متنی آشنا شوید.

مطالب مرتبط:

آموزش ارسال نامه و ایمیل گروهی در ورد با مثال

چرا ایمیل‌های کوتاه مفیدتر و کاربردی‌تر هستند؟

همه ما در مدرسه و دانشگاه، به نوشتن مقالات طولانی و عمیق تشویق شده‌ایم. مقالاتی که شامل حجم زیادی از اطلاعات هستند و قصد دارند این اطلاعات را به مخاطب منتقل کنند. این در حالی است که دنیای حرفه‌ای و بازار کار، نوع دیگری از مطالب را می‌طلبد.

در این مطلب قصد داریم درباره ایمیل‌نویسی بیاموزیم پس اجازه دهید سراغ اصل مطلب برویم. در واقع ایمیل‌های طولانی کاری و تبلیغاتی، روزها در پوشه inbox باقی می‌مانند و هیچ‌کس علاقه‌ای به باز کردن آن‌ها نشان نمی‌دهد. در نتیجه چنین ایمیل‌هایی نه‌تنها مفید نیستند، بلکه شما را از اهداف کسب و کارتان دور می‌کند.

در نقطه مقابل، ایمیل‌های کوتاه و مختصر و مفید چند ویژگی مثبت دارند:

• روند پاسخ‌دهی را برای دریافت‌کننده تسهیل می‌کند.
• نرخ دریافت پاسخ شما را افزایش می‌دهد.
• میزان زمان انتظار برای دریافت پاسخ را کاهش می‌دهند.

علاوه بر این، حدود ۴۰ درصد از کاربران ایمیل‌هایشان را در تلفن همراه باز می‌کنند. بنابراین متن ایمیل شما باید به‌اندازه‌ای باشد که مخاطب نیازی به اسکرول کردن آن نداشته باشد. به عبارت بهتر، مخاطب باید در همان جملات ابتدایی ایمیل پیام اصلی شما را دریافت کند.

به طور دقیق‌تر می‌توان گفت که حدود ۸۰ تا ۱۰۰ کلمه برای نوشتن ایمیل کفایت می‌کند. این تعداد کلمه، صرف نظر از دستگاهی است که ایمیل در آن باز می‌شود.

مطالب مرتبط:

۱۲ نکته مهم در نوشتن ایمیل برای پذیرش دانشگاه و فرصت مطالعاتی

۶ نکته کاربردی برای کوتاه نگه داشتن ایمیل‌ها

رعایت این نکات به شما کمک می‌کند تا ایمیل‌های کوتاه بنویسید و در عین حال پیام و هدف خود را به طور کامل منتقل کنید.

هدف اصلی از نوشتن ایمیل را فراموش نکنید

بی‌شک پشت نگارش و ارسال هر ایمیلی، یک هدف وجود دارد. حال این هدف می‌تواند اطلاع‌رسانی ارسال سفارش مشتری، درخواست تایید پروژه یا ارسال گزارش عملکرد شما باشد. در هر حال، نکته کلیدی این است که حین نوشتن ایمیل، روی این هدف تمرکز کنید.

رعایت این نکته، به شما کمک می‌کند تا از حواشی دور بمانید و در نتیجه ایمیلی مختصر و کوتاه بنویسید. علاوه بر این، رعایت این نکته فرایند ویرایش نهایی را نیز تسریع خواهد کرد. با این وجود در نظر داشته باشید که برای کوتاه نگه داشتن ایمیل، باید تنها یک هدف داشته باشید.

از پرداختن به موارد تکراری بپرهیزید

ممکن است آن قدر روی موضوع اصلی تمرکز کنید که ناخودآگاه حجم زیادی از مطالب تکراری را روانه متن ایمیل کنید. بنابراین پس از اتمام نگارش متن ایمیل، آن را یک بار دیگر بخوانید و به دنبال موارد و نکات تکراری باشید.

علاوه بر این بهتر است از طولانی کردن بی دلیل جملات خودداری کنید. به عنوان مثال استفاده از جملات مجهول، در بسیاری از موارد ضرورتی ندارد و می‌تواند تعداد کلمات جمله را افزایش دهد.

در کوتاه نگه داشتن ایمیل‌ها زیاده‌روی نکنید

کوتاه نگه داشتن متن ایمیل‌، همان‌قدر که خوب و ضروری است، می‌تواند نتایج معکوس به دنبال داشته باشد. بنابراین این نکته را فراموش نکنید: نباید در کوتاه و خلاصه نوشتن ایمیل‌ زیاده‌روی کنید. در غیر این صورت ایمیل شما حالت رسمی و جدی خود را از دست می‌دهد و شبیه پیام‌های گروه‌های دوستانه به نظر می‌رسد.

مراقب عبارات غیر ضروری و به اصطلاح پرکننده متن باشید

اگر حواسمان را جمع نکنیم، کلمات و عباراتِ به اصطلاح فیلر، متن ایمیل را پر می‌کنند. شاید در ابتدا فکر کنید، استفاده از چنین عباراتی ظاهر حرفه‌ای‌تری به ایمیل می‌دهند. در حالی که کاملا عکس این موضوع صادق است: در اکثر موارد، این کلمات غیر ضروری هستند و حوصله مخاطب را سر می‌برند.

با این تفاسیر، حذف کلمات و عبارات پرکننده، ایمیل‌های شما را ساده‌تر، مفیدتر و حرفه‌ای‌تر می‌کنند. جدول زیر شامل برخی عبارات فیلر و معادل انگلیسی آن‌ها می‌باشد.

اساسا	Essentially
اساسا	Basically
فقط	Just
خیلی	Very
واقعا	Really
من فکر می‌کنم	I think
منظور من این است که	I mean
به نوعی	Sort of
جای نگرانی نیست	No worries
نیازی به گفتن نیست	Needless to say,
ناگفته نماند	It goes without saying
در پایان روز	At the end of the day
همان‌طورکه می‌دانید	As you know

از قابلیت‌هایی مثل بولت‌گذاری، هایلایت کردن و… استفاده کنید

نرم‌افزار ورد، قابلیت‌هایی مثل بولد کردن، ایتالیک کردن، هایلایت کردن، بولت‌گذاری و بسیاری از موارد این چنینی دارد. سعی کنید متن ایمیل‌تان را در این نرم‌افزار بنویسید و حتما از این قابلیت‌ها استفاده کنید. بدین ترتیب، می‌توانید نکات کلیدی مورد نظرتان را با سرعت بیشتری به مخاطب منتقل کنید و خواندن ایمیل را نیز تسهیل کنید.

البته بسیاری از پلتفرم‌های ارسال ایمیل نیز ویژگی‌های نرم‌افزار ورد را دارند. از جمله این پلتفرم‌‌ها می‌توان به sending blue اشاره کرد.

یک «دعوت به اقدام یا call to action» روشن و واضح به ایمیل اضافه کنید

یک عبارتِ دعوت به اقدام مناسب، دستیابی به نتایج مورد نظر و رسیدن به هدف نهایی را تسهیل می‌کند. برای کال تو اکشن، می‌توانید از جملات زیر استفاده کنید:

• نظر خود را با ما در میان بگذارید.
• از طریق این راه‌های ارتباطی با ما در ارتباط باشید.
• سفارش خود را از طریق لینک زیر ثبت کنید.

سخن پایانی

در پایان باید خاطر نشان کنیم که کوتاه‌نویسی مهارتی است که بهبود و ارتقای آن به زمان نیاز دارد. با این حال، در شروع کار می‌توانید از ایمیل افراد حرفه‌ای الگو بگیرید. امیدواریم تا نکاتی که در این مطلب معرفی کردیم، خیلی زود شما را به هدف مورد نظرتان برساند.

ترجمیک طیف گسترده‌ای از خدمات تولید محتوای متنی را ارائه می‌کند. ایمیل‌نویسی نیز یکی از این خدمات است. برای استفاده از خدمات این سایت سفارش تولید محتوا کلیک کنید.

ترجمه تخصصی از دیگر خدمات ترجمیک است. در صورت نیاز به ارسال ایمیل‌های انگلیسی از این سایت ترجمه کمک بگیرید.