این روزها تقریبا همه ما به نوعی با مشکل کمبود زمان مواجه هستیم. به همین دلیل، یک راه ایده‌آل برای مدیریت زمان به کیمیایی کم‌یاب تبدیل شده است؛ کیمیایی که اگر که کسی به آن دست پیدا کند، بخش زیادی از مسیر موفقیت را طی می‌کند.
خبر خوب این است که تکنیک‌های‌بی‌شماری با ادعای بهبود بازدهی افراد و مدیریت زمان ابدع شده‌اند که پومودورو، یکی از شناخته‌شده‌ترینِ آن‌ها به شمار می‌رود. طبق این تکنیک، باید وظایف خود را در چند بخش ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم کنید و بعد از هر ۲۵ کمی استراحت کنید. اما چه چیزی تضمین می‌کند که این تکنیک برای همه افراد کار کند؟ آیا همه افراد تنها ۲۵ دقیقه متمرکز می‌مانند و بعد از آن به استراحت نیاز دارد؟ یا همه وظایف، قابلیت تبعیت از این تکنیک را دارند و در بخش‌های ۲۵ دقیقه‌ای قابل انجام هستند؟ قطعا خیر!
به همین دلیل ما تکنیک جریان زمان یا فلوتایم را به شما پیشنهاد می‌کنیم. این تکنیک انعطاف‌پذیری بیشتری دارد و برای همه افراد و همه وظایف قابل اجراست. در این مطلب با سایت ترجمه تخصصی ترجمیک همراه باشید تا با هم این تکنیک را مرور کنیم و شیوه استفاده از آن را بیاموزیم.
مطالب مرتبط:
افزایش تمرکز در کار با روش پومودورو
در این مطلب خواهید خواند:
تکنیک فلوتایم (Flowtime Technique) چیست؟
تکنیک فلوتایم، به اندازه تکنیک پومودورو شناخته شده نیست اما مدت‌هاست که مورد استفاده قرار می‌گیرد و کارایی خود را ثابت کرده است. این تکنیک، در عمل با پومودورو متفاوت است اما هدف و درون‌مایه مشابهی دارد.
زوئی رید-بیونز، مبتکر تکنیک جریان زمان یا فلوتایم، بر این باور است که انجام وظایف در بازه‌های زمانی ۲۵ دقیقه‌ای بهره‌وری را افزایش نمی‌دهد و نتیجه معکوس دارد. در عوض تکنیک فلوتایم، کاستی‌های پومودورو را جبران می‌کند و به شما کمک می‌کند تا به بهترین شکل از زمان‌تان استفاده کنید.
چگونه تکنیک فلوتایم را اجرا کنیم؟
برای اجرای تکنیک فلوتایم، پیش از هر کاری باید یک جدول زمانی تهیه کنید. این جدول شامل ۶ ستون است و هر ستون با عناوین زیر مشخص می‌شوند.
- عنوان وظیفه
- زمان شروع
- زمان پایان
- عوامل مزاحم
- زمانی که صرف انجام کار شده
- زمانی که صرف استراحت شده
یک وظیفه را انتخاب کنید
برای شروع، یکی از کارهایی که می‌خواهید انجام دهید را انتخاب کنید. دقت کنید که این کار باید مشخص باشد و در مدت زمانی که در اختیار دارید، قابل انجام شدن باشد. مثلا به جای انتخاب کاری مثل «رنگ کردن خانه»، «رنگ کردن درب ورودی» را انتخاب کنید. چراکه احتمالا در به سرانجام رساندن کارهای سنگین و بزرگ به مشکل خواهید خورد. با این اوصاف بهتر است کارهای بزرگ را به بخش‌های کوچک تقسیم کنید و برای شروع، یکی از این بخش‌ها را انتخاب کنید.
شروع به کار کردن کنید
در گام بعدی، شروع به انجام کار کنید. البته پیش از این که دست به کار شوید، عنوان فعالیت موردنظر و زمان شروع انجام آن را در جدول یادداشت کنید. سپس تنها با در نظر این قانون که «انجام چند کار با هم مجاز نیست»، شروع کنید. به این ترتیب، روی کارهایی که باید انجام دهید تمرکز می‌کنید و هرگونه حواس‌پرتی را به حداقل می‌رسانید.
تا زمانی که به استراحت نیاز داشته باشید، به کار کردن ادامه دهید
تا زمانی که دوست دارید و می‌توانید، به کار کردن ادامه دهبد. حتی اگر بعد از ۱۵ دقیقه به استراحت نیاز پیدا کردید، خجالت نکشید و استراحت کنید. البته اگر بتوانید برای یک ساعت متوالی کار کنید، خیلی عالی می‌شود!
بعد از چند بار آزمون و خطا، احتمالا متوجه خواهید شد که نمی‌توانید بیشتر از ۹۰ دقیقه متمرکز بمانید. این دقیقا با ریتم آلترادین، یعنی دوره‌های متناوب هوشیاری و استراحتی که مغز در طول روز تجربه می‌کند، مطابقت دارد.
به طور کلی هدف اصلی این مرحله این است که خودتان را بشناسید و ببینید که چه‌قدر توان تمرکز دارید. البته قطعا قدرت تمرکز شما به فعالیتی که انجام می‌دهید هم بستگی دارد. به عنوان مثال تصور کنید که عاشق ترجمه متون هستید و از تمیزکاری خانه بیزارید. پس حتما حین ترجمه تخصصی متون، مدت زمان بیشتری متمرکز می‌مانید و به کار کردن ادامه می‌دهید.
جالب است بدانید که شرکت solitaired که یکی از شرکت‌های معروف در زمینه فناوری است، از کارمندان خود خواسته که تا هر زمانی صلاح می‌دانند استراحت کنند و با این روش ۲۳ درصد بهره‌وری را افزایش داده‌اند.
هر چقدر که نیاز دارید استراحت کنید
هر وقت خسته شدید، هر چه‌قدر که دوست داشتید استراحت کنید. البته باید زمان مشخصی برای استراحت در نظر بگیرید و این زمان را یادداشت کنید. نکته دیگر این است که زمان استراحت را طولانی نکنید. در غیر این صورت، به خودتان می‌آیید و می‌بینید که بیشتر زمان‌تان را صرف استراحت کرده‌اید!
توصیه ما این است که از یک قانون کلی پیروی کنید. برای مثال به ازای هر ۲۵ دقیقه کار، ۵ دقیقه استراحت در نظر بگیرید و به همین تناسب برای کارهای طولانی‌تر، بیشتر استراحت کنید. بهتر است از یک تایمر استفاده کنید تا مطمئن شوید که در زمان مقرر، سر کار خود برمی‌گردید.
نکته: حتما زمان شروع استراحت و مدت زمان آن را یادداشت کنید.
حواس‌پرتی‌ها را ثبت کنید
بی‌شک، حین کار عوامل مختلفی حواس شما را پرت خواهند کرد. مثلا ممکن است یک تماس پیش‌بینی‌نشده نداشته باشید یا حتی نیاز به استحمام پیدا کنید. چنین مواردی را در ستون عوامل مزاحم یادداشت کنید و تلاش کنید تا این آن‌ها را به حداقل برسانید. با این حال، فراموش نکنید که راهی برای به صفر رساندن این عوامل وجود ندارد! حتی گاهی ممکن است که چیز مهمی تمرکزتان را به هم بزند و مجبور شوید که اولویت را به آن اختصاص دهید. بنابراین به جای تلاش برای حذف عوامل مزاحم، شیوه درست برخورد با آن‌ها را تمرین کنید.
مطالب مرتبط:
۶ راهکار طلایی برای کاهش حواس‌پرتی فریلنسرها
این چرخه را تا زمانی که کارتان تمام شود ادامه دهید
با انجام مراحلی که تا اینجا معرفی کردیم، تنها بخشی از کارهایتان را تکمیل می‌کنید. بنابراین باید این مراحل را آنقدر تکرار کنید تا فعالیت موردنظر نهایی شود. فراموش نکنید که زمان دقیق پایان کار را نیز یادداشت کنید.
مطالب مرتبط:
۱۰ راهکار کاربردی برای مقابله با اهمال‌کاری
چرا در تکنیک فلوتایم نوشتن زمان انجام کارها مهم است؟
شاید با خود بگویید که این همه یادداشت‌برداری چه لزومی دارد؟ کارم را شروع می‌کنم و طبق تکنیک فلوتایم هر وقت خسته شدم، استراحت می‌کنم! این در حالی است که هدف اصلی تکنیک فلوتایم، رسیدن به یک برنامه روزانه ایده‌آل است. بنابراین باید حداقل برای یک هفته زمان لازم برای انجام کارها و استراحت بین آن‌ها را یادداشت و در پایان هفته بررسی کنید.
اگر در پایان هفته کمی زمان بگذارید و جدول زمانی روزهای مختلف را با هم مقایسه کنید، احتمالا به الگوی مشخصی خواهید رسید. برای مثال احتمالا متوجه خواهید شد که در بازه زمانی خاصی از روز بیشترین بازدهی و تمرکز را دارید و در نقطه مقابل در بعضی ساعات، مدام حواستان پرت می‌شود.
کافیست از این اطلاعات استفاده کنید و بر اساس آن‌ها برنامه‌ریزی کنید. خواهید دید که برنامه‌ای که بر پایه و اساس اطلاعات واقعی تدوین شده، عملی‌تر است و نتیجه بهتری به دنبال خواهد داشت. به عنوان مثال، طبق این برنامه می‌دانید که در چه زمانی روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنید و در چه زمان‌هایی برای کارهای کم‌اهمیت‌تر وقت بگذارید.
سخن پایانی
تکنیک فلوتایم، تقریبا روی همه افراد جواب می‌دهد و دقیقا به همین دلیل است که تا این اندازه محبوب است. با این حال، ممکن است در نخستین روزهای استفاده از این تکنیک به نتایج خوبی نرسید یا احساس کنید که برای استفاده از فلوتایم ساخته نشده‌اید. اما توصیه ما این است که حداقل یک یا دو هفته، طبق تکنیک جریان زمان عمل کنید و سپس برای استفاده یا عدم استفاده از آن تصمیم‌‌گیری کنید. احتمالا رفته رفته متوجه کارایی فلوتایم خواهید شد.
اگر ترجمه مقاله در لیست مهارت‌های شما قرار دارد و با تکنیک‌های مدیریت زمان نیز آشنا هستید، می‌توانید عضوی از خانواده بزرگ ترجمیک باشید. کافیست سری به صفحه استخدام مترجم بزنید.
