تقریباً چهار دهه می‌شود که شرکت مایکروسافت با عرضه مجموعه نرم‌افزارهای آفیس (ورد، اکسل، پاورپوینت و …) نبض بازار را در این حوزه در دست دارد. در سال‌های اخیر با پیشرفت فناوری‌های دیجیتال، کاربران با مفهوم جدیدی تحت عنوان «رایانش ابری» آشنا شدند که با عرضه محصولات مبتنی بر این فناوری، رقابت در این بازار برای بسیاری از شرکت‌ها از جمله شرکت مایکروسافت سخت‌تر شده است.
شرکت گوگل یکی از آن شرکت‌هاست که با استفاده از مدل ابری نرم‌افزارهایی را (از جمله گوگل شیت و گوگل داک، گوگل اسلاید و گوگل درایو) در دسترس کاربران قرارداده است که در این مطلب قصد داریم به بررسی گوگل شیتز بپردازیم.
در این مطلب خواهید خواند:
گوگل شیت چیست؟
گوگل شیت (Google Sheets) یک نرم افزار ساماندهی اطلاعات است. این نرم‌افزار مانند رقیب باسابقه خود، Excel، به شما این امکان را می‌دهد Big Data، محاسبه روی اعداد، کارهای روزانه و سایر داده‌ها را به راحتی جدول‌بندی و سازماندهی کنید تا بهره‌برداری از داده‌ها سریع‌تر و دقیق‌تر شود.
گوگل شیت، یک نرم‌افزار آنلاین است که می‌توان از آن در مرورگر، تلفن همراه یا رایانه شخصی استفاده کرد. البته با دانلود نرم‌افزار، امکان استفاده از نسخه آفلاین با قابلیت‌های کمتر نیز موجود است که در بخش مربوطه نحوه‌کار با آن شرح داده‌شده‌است. البته باید توجه داشت که تنها کاربران گوگل می‌توانند از این نرم‌افزار جدید استفاده کنند. پس اگر هنوز حساب کاربری گوگل یا Gmail ندارید، برای استفاده از گوگل شیتز، ابتدا یک حساب کاربری در گوگل برای خودتان ایجاد کنید.
۱۰ مزیت و قابلیت استفاده از گوگل شیت
هدف اصلی شرکت گوگل از ارائه چنین نرم‌افزارهایی، همان طور که گفته شد، کسب رضایت مشترکان و افزایش سهم در بازار انحصاری مایکروسافت بود. پس یقیناً کارشناسان این شرکت برای متقاعد کردن کاربران به استفاده از گوگل شیت – که تا پیش از این از Excel استفاده می‌کردند – باید قابلیت‌های جدیدی در آن گنجانده باشند. ما در این‌جا به برخی از این ویژگی‌های منحصر به فرد گوگل شیت خواهیم پرداخت:
رایگان بودن گوگل شیتز
شرکت گوگل این نرم‌افزار را به صورت رایگان در تمامی پلتفرم‌ها در اختیار کاربران قرار داده‌است. این بدین معناست که دیگر نیازی ندارید تا هزینه‌ای برای خرید نرم‌افزار بپردازید و فقط با اتصال به اینترنت می‌توانید از آن استفاده کنید.
در نظر داشته باشید که فقط در ایران، به دلیل نبود قانون کپی رایت، نرم افزارها را به صورت غیرقانونی و کرک شده استفاده می‌کنیم و در تمام کشورهای دنیا، برای استفاده از سری نرم افزارهای آفیس (ورد، اکسل، پاورپوینت و …) باید هزینه نه چندان کمی را بپردازید. یعنی رایگان بودن گوگل شیتز، در تمام دنیا مزیتی بسیار بزرگ در مقابل اکسل محسوب می‌شود.
به روز بودن نسخه‌های گوگل شیت
همان طور که گفته شد، این نرم‌افزار آنلاین است و به کمک فناوری رایانش ابری در اختیار کاربر قرار می‌گیرد. بنابراین، هر زمان که به اینترنت وصل می‌شوید و از گوگل شیت استفاده می‌کنید می‌توان مطمئن بود که به روزترین نسخه آن با آخرین امکانات پیش روی شماست و دیگر نیازی نیست که مدام ارائه نسخه‌های جدید را از سایت شرکت سازنده بررسی کنید. نکته جالب این که طراحان این نرم‌افزار به محض به روزرسانی، در کنار آیکون‌های جدید تعریف شده، کلمه New را درج می‌کنند که نشان دهنده این است که در نسخه قبلی چنین قابلیتی وجود نداشته‌است.
کاربرپسند بودن یکی از مزیت‌های گوگل شیتز است
این نرم‌افزار در مقایسه رقیب و رسمیِ خود، پیچیدگی کمتری برای استفاده دارد. به طوری که با چند کلیک ساده به راحتی می‌توانید Spread Sheet دلخواه خود را ایجاد کنید و مخصوصاً کاربران غیرحرفه‌ای در مواجهه با محیط این نرم‌افزار سردرگم نمی‌شوند.
امکان اشتراک گذاری و کار تیمی روی یک سند
اگر شما نیز تجربه کار با این نرم‌افزار را داشته‌اید، می دانید که قابلیت اشتراک گذاری سند در گوگل شیت، منحصر به فردترین ویژگی این نرم‌افزار در مقایسه با سایر رقبایش است. به کمک این قابلیت شما می‌توانید یک سند را بین افرادی که تعیین می‌کنید، به اشتراک بگذارید، ویرایش کنید و یا روی کار دیگری کامنت بگذارید و با آن‌ها چت کنید.
بدین ترتیب، به جای ارسال یک فایل به صورت رفت و برگشتی بین اعضای تیم، می‌توان ویرایش‌ها و پیشنهادهایی را به صورت یک‌باره روی آن اجرا کرد؛ طوری که گویی همه افراد به صورت هم‌زمان (Real Time) و در یک رایانه روی آن کار می‌کنند و از همه مهم‌تر این که این تغییرات ایجاد شده توسط تمامی کاربران قابل مشاهده و رد گیری است. البته دامنه و میزان امکانات کاربران میهمان، بسته به سطح دسترسی دارد که شما برای آن‌ها تعریف می‌کنید.
نحوه اشتراک گذاری سند در گوگل شیت
برای ارسال متن در گوگل شیتز، روی سندی که می‌خواهید به اشتراک بگذارید، روی دکمه سبز رنگ Share در بالای صفحه سمت راست، کلیک کنید و شیوه و افرادی که می‌خواهید لینک اشتراک فایل را به آن‌ها ارسال کنید انتخاب کنید.
شما می‌توانید آدرس‌های ایمیل افراد را به صوت دستی در گوشه بالا وارد کنید تا دعوت‌نامه‌ها را برای آن‌ها ارسال کنید و یا این که لینک صفحه را برای آنان بفرستید.
در منوی زیر می‌توانید میزان دسترسی کاربران میهمان روی فایل را از بین یکی از گزینه‌های زیر انتخاب کنید:
Off – اشتراک‌گذاری غیرفعال است. یعنی اگر قبلاً لینکی را با افراد دیگر به اشتراک گذاشته‌باشید، دیگر از دسترس خارج خواهد شد.
Anyone with the link can edit – به کاربران مشترک دسترسی کامل خواندن/نوشتن می‌دهد. یادتان باشد هرچند این افراد نمی‌توانند فایل را از درایو شما حذف کنند، اما در هر حال می‌توانند محتوای آن را به صورت کامل پاک کنند.
Anyone with the link can comment – به کاربران مشترک امکان درج نظر روی فایل می‌دهد. این گزینه برای کار تیمی بسیار مناسب است.
Anyone with the link can view – کاربران مشترک می‌توانند فایل را مشاهده کنند، اما نمی‌توانند روی آن دخل و تصرف و ویرایشی انجام دهند. این وضعیت پیش‌فرض اشتراک‌گذاری یک فایل در نرم‌افزار است.
هرچند قابلیت اشتراک گذاری و ویرایش تیمی روی سندها در گوگل شیت یکی از بهترین ویژگی‌های آن محسوب می‌شود، با این حال برخی اوقات ممکن است بخواهید یکپارچگی برخی سلول‌های خاص را حفظ کنید و از تلاش کاربران دیگر برای تغییر دادن آن‌ها جلوگیری کنید.
بدین ترتیب اگر یک اسپردشیت را با گروهی از افراد به اشتراک گذاشته باشید، اما بخواهید از ویرایش برخی سلول‌های خاص آن جلوگیری کنید، در این صورت می‌توانید مجوز دسترسی آن‌ها را باطل کنید. برای این کار باید:
سلول‌هایی را که می‌خواهید حفاظت کنید، انتخاب کنید و به مسیر Data > Protect Sheets and Ranges در نوار ابزار بروید. پنل Protect Sheets and Ranges در سمت راست ظاهر می‌شود. در این بخش می‌توانید شرح کوتاهی وارد کنید و سپس روی Set Permissions کلیک کنید تا مجوزهای حفاظت از سلول را سفارشی‌سازی کنید.
هر زمان که فردی تلاش کند سلول‌هایی که حفاظت شده‌اند را ویرایش کند، یک اعلان برای شما ارسال می‌شود.
روش کامنت گذاری در گوگل شیت برای دیگران
برای این که بتوانید روی یک سلول یا مجموعه‌ای از سلول‌ها یک کامنت یا نظر بگذارید تا دیگران بتوانند آن را بخوانند، یک راه این است که ابتدا باید سلول یا سلول‌های مورد نظر را انتخاب کنید. پس از آن در نوار بالای صفحه روی زبانه Insert کلیک کنید، سپس در میان گزینه‌هایی که به شما نمایش داده می‌شود، در انتهای لیست گزینه Comment را انتخاب کنید.
سپس هر وقت با موس روی آن سلول بیایید، کامنت شما همراه با نام کاربریتان داده‌می‌شود. هم چنین می‌توان با راست کلیک روی سلول مورد نظر مستقیماً کامنت خود را درج کنید.
امکان ردگیری نظرات و دسترسی به آخرین تغییرات
وقتی سندی را با افراد زیادی به اشتراک می‌گذارید، ممکن است پس از پایان کار بخواهید ردگیری کنید که مثلاً فلان بخش توسط چه کسی ویرایش شده یا تغییر داده شده و یا شاید هم اصلاً در پایان از تغییرات اعمال شده راضی نبودید و بخواهید به نسخه اولیه سند بازگردید.
گوگل شیت برای همهٔ این دغدغه‌ها گزینه‌ای را پیش‌بینی کرده‌است و آن تاریخچه بازبینی (revision history) است. گوگل شیت رد همه تغییرهایی که روی یک سند اتفاق افتاده را نگه‌داری می‌کند و آن‌ها را برحسب دوره‌های زمانی گروه‌بندی می‌کند. برای این کار شما می‌توانید با مراجعه به مسیر File > Version History > See Version History فهرستی از آخرین تغییرات را مشاهده کنید. هم‌چنین تغییراتی که از سوی هر یک از اعضای تیم ایجاد شده‌اند به رنگ‌های متفاوتی نمایش داده‌شده و بدین ترتیب، امکان ردگیری تغییراتی که از سوی افراد گروه انجام شده، راحت‌تر خواهد بود.
فضای ابری و رفع دغدغه حافظه دستگاه و هنگ کردن رایانه‌های قدیمی
بسیاری از ما وقتی قرار است روی یک فایل سنگین کار کنیم، علی‌الخصوص بر روی تلفن همراه خود، همیشه نگرانی این را داریم که مبادا حافظه موجود در دستگاهمان به اندازه کافی نباشد. یا این که شاید بعد از ذخیره تغییرات برای مراجعه بعدی ندانیم که فایل را کجا ذخیره کرده‌ایم یا این که در زمان مراجعه بعدی ببینیم که فایل مورد استفاده کلاً از حافظه دستگاهمان پاک شده است.
همان طور که گفته شد، گوگل شیت یک نرم‌افزار تحت وب است و شما الزامی به دانلود آن نخواهید داشت و تمام تغییرات فایل نیز در فضای ابری به صورت ایمن ذخیره خواهد شد و در مراجعه بعدی به راحتی در دسترس خواهد بود.
به لطف قابلیت ذخیره‌سازی ابری، شما می‌توانید داده‌ها را در رایانه خود وارد کنید و ادامه کار را در روی اپلیکیشن نصب شده در تلفن همراه هوشمند خود دنبال کنید و هر بار تغییرات در فضای ابری ذخیره شده و داده‌ها در هر دستگاهی برای شما قابل دسترسی خواهد بود.
ذخیره‌سازی خودکار
شاید برای شما هم پیش آمده باشد که کار کردن طولانی روی یک سند با تمام ریزه کاری‌ها و دقت بالایی که برای درج اعداد نیاز است، یادتان رفته که تغییرات را در حین و یا پایان کار ذخیره کنید و یک اتفاق ناگهانی، مثلاً قطعی برق تمام زحماتتان را هدر می‌دهد. گوگل شیت برای جلوگیری از این مسئله، به طور خودکار و دوره‌ای – بدون این که نیاز باشد شما کاری بکنید- تغییرات اعمال شده را برایتان ذخیره می‌کند.
امکان پشتیبانی از بسیاری فرمت‌ها
گوگل شیت از فرمت‌های گوناگونی از جمله Excel,.csv,.tsv &.ods به عنوان ورودی پشتیبانی می‌کند و هم چنین گزارش نهایی خود را می‌تواند در قالب‌های Excel,.csv.txt and.ods و نیز PDF و HTML ارائه‌دهد. پس دیگر جای نگرانی نخواهد بود شما می‌توانید به راحتی فایل‌های اکسل خود را وارد گوگل‌شیت کنید.
امکان استفاده از گوگل ترنسلیت
اگر نیاز دارید که برخی کلمات یا عبارت‌ها را از یک زبان به زبان دیگر ترجمه کنید، گوگل شیت فرمول خاصی ارائه کرده است که می‌توانید از آن برای ترجمه مستقیم یک کلمه منفرد و یا حتی دسته‌ای از کلمات در گوگل شیت استفاده کنید. برای این کار ابتدا باید فرمول زیر را به دقت در سلولی که می‌خواهید ترجمه انجام شود بنویسید.
نحوه استفاده از گوگل ترنسلیت در گوگل شیت:
=GOOGLETRANSLATE(مختصات سلول,”EN”,”FA”)
زمانی که می‌خواهید متنی را در سند خود ترجمه کنید، می‌توانید کلمه‌ها را مستقیماً برای ترجمه درون فرمول وارد کنید و یا این که آدرس سلول شامل کلمه/عبارت برای ترجمه را تعیین کنید. در نظر داشته باشید که تمام حروف کلمات در این فرمول بزرگ است.
پس حتماً کلید Caps Lock را روشن کنید و برای زبان‌های مبداء و مقصد از اختصار دو حرفی آن‌ها استفاده کنید و نهایتاً آدرس سلولی که می‌خواهید ترجمه کنید به درستی در فرمول وارد کنید. برای آدرس نویسی یک سلول در گوگل شیت ابتدا حرف ردیف افقی و سپس عدد ردیف عمودی را وارد می‌کنیم. مثلاً در فایل زیر کلمه translation در سلول B2 قرار دارد:
هم‌چنین این نرم‌افزار امکان Spell Check را نیز در سلول‌های موردنظرتان خواهد داشت که می‌تواند در تایپ‌های طولانی بسیار به شما کمک کند. برای این کار وارد منوی tool شوید و از آن جا گزینهٔ Spell Check را انتخاب کنید تا نرم افزار اصلاحات املایی خود را پیشنهاد دهد.
امکان بهره‌گیری از سایر قابلیت‌های گوگل
گوگل برای راحتی کاربران این نرم‌افزار امکانات سایر نرم‌افزارهای دیگر خود را نظیر slide یا Google Form در اختیار آنان قرار دهد. مثلاً با استفاده از این قابلیت شما می‌توانید در گوگل فرم یک نظرسنجی تعریف کنید و بعد آن را به آسانی به گوگل شیت اضافه کنید.
استفاده آفلاین از گوگل شیت
همان طور که پیش‌تر گفته شد، گوگل برای این که کاربر بتواند در حالت آفلاین نیز به این نرم‌افزار دسترسی داشته باشد فکر کرده است. برای استفاده آفلاین از گوگل شیت باید یک اکستنشن برای مرورگر کروم دانلود کنید و مطمئن شوید که فایل‌های مورد نظر را برای استفاده آفلاین از قبل آماده کرده‌اید.
هر تغییراتی که در زمان استفاده آفلاین از گوگل شیت روی فایل‌ها ایجاد کنید، در زمان اتصال به اینترنت روی آن‌ها اعمال خواهند شد. پس از این که اکستنشن رسمی را برای گوگل کروم دانلود کردید، به صفحه اصلی گوگل شیت بروید و در گوشه بالا چپ روی منوی سه خط menu > Settings کلیک کنید. در این بخش گزینه Offline را روی حالت فعال قرار دهید و سپس روی OK کلیک کنید. حالا اتصال به اینترنت را قطع کنید و پس از پایان کار روی فایل مجدداً به اینترنت متصل شوید تا فوراً تغییرات اعمال شده در فضای ابری ذخیره شود.
مقایسه گوگل شیت با اکسل
باوجود شباهت‌های بسیار زیادی که بین این دو نرم‌افزار وجود دارد، خدماتی که به کاربر ارائه می‌دهند کاملاً یکسان نیست. البته شاید بتوان هریک از ویژگی‌های منحصر به فردی که برای گوگل شیت در بالا ذکرشده را به عنوان وجه تمایز آن با اکسل دانست؛ اما برای شفاف‌تر شدن موضوع به برخی از این تفاوت‌ها می‌پردازیم:
حجم داده‌ها
یکی از تفاوت‌های موجود بین این دو نرم‌افزار که البته برای کاربر تخصصی بسیار حائز اهمیت است، ظرفیت پردازش داده است. در حالی‌که گوگل شیت می‌تواند تقریباً ۵ میلیون سلول را در خود جای دهد و پردازش کند، اکسل می‌تواند بیش از ۱۷ میلیارد سلول را در صفحات مختلف خود مدیریت کند. بنابراین فضای ذخیره سازی اکسل بیشتر است. پس اگر کابر تخصصی هستید و نیاز به پردازش روی داده‌های بسیاری زیاد و پیچیده دارید، به سراغ اکسل بروید.
توابع
در بحث توابع هر دو نرم‌افزار خیلی با هم تفاوتی خاصی ندارند و خدمات یکسانی ارائه می‌دهند. البته ناگفته نماند که اکسل اندکی در ارائه توابع تخصصی‌تر و تحلیل داده‌ها، ماکرو و مدل سازی قوی‌تر ظاهر شده است.
گرافیک و تصویرسازی
نرم‌افزار اکسل در تصویرسازی داده‌ها از تنوع و کیفیت بیشتری برخوردار است. اکسل در زمینه انواع شکل‌های مختلف برای نمایش و طرح‌های نموداری آماده نیز نسبت به گوگل شیت برتری دارد.
فرمول‌ها
مفید بودن یا نبودن یک برنامه صفحه گسترده به گزینه‌های ارائه شده در توابع فرمولی آن بستگی دارد. چنین توابعی از بسیاری جهات می‌توانند کار را بسیار آسان کنند. اکسل و گوگل شیت فرمول‌های ابتدایی مانند SUM AVERAGE،MIN و MAX را ارائه می‌دهند. کاربرانی که به دنبال محاسبه مبالغ یا حداکثر مقادیر در صفحه گسترده هستند، چنین فرمول‌هایی را در هر دو برنامه می‌توانند پیدا کنند.
اکسل مجموعه گسترده‌ای از فرمول‌های پیشرفته را که برای موارد خاص طراحی شده‌اند، ارائه می‌دهد. از طرف دیگر، گوگل شیت فرمول‌های خاصی مانند GOOGLEFINANCE یا سایر فرمول‌های مهندسی را ارائه می‌دهد که به شما امکان می‌دهد تا مثلاً قیمت‌های بازار سهام را وارد جداول خود کنید. با تمام این تفاسیر در مورد فرمول‌های بسیار پیچیده، اکسل هم‌چنان از گوگل شیت برتر است.
کاربرپسند بودن و راحتی در استفاده
در حالی‌که اکسل با یک منوی گسترده از توابع و ویژگی‌های زیاد به کاربر ارائه می‌شود، گوگل شیت بسیار حداقلی و ساده است و به همین دلیل توسط بسیاری از کاربران، بیشتر مورد پسند قرار می‌گیرد. بسیاری از افراد از دیدن عملکردها و ویژگی‌های زیاد اکسل سردرگم می‌شوند و به نظر می‌رسد که گوگل شیت محیطی ساده‌تر و مرتب‌تر و زیباتر دارد و کاربر با آن احساس راحتی می‌کند.
از سوی دیگر، نوار ابزار (toolbar) اکسل کامل‌تر است؛ اما در گوگل شیت فقط از یک منو استفاده می‌شود، برای رسیدن به عملکرد مورد نظر شما اغلب باید بر روی چندین لیست از منوها و گزینه‌ها کلیک کنید.
امنیت
در چند سال گذشته از آن‌جا که پرونده‌های محافظت شده با رمز عبور به راحتی هک شدند، اکسل برخی از موارد امنیتی خود را به روزرسانی کرده است. از آن زمان با استفاده از سرویس ابری وان درایو، مقررات امنیتی بسیار بهتر شده است. در اصل، تا زمانی که یک نرم افزار آنتی ویروس خوب داشته باشید، هیچ اتفاقی برای داده‌های شما نخواهد افتاد.
گوگل شیت منحصراً از طریق فضای ابری کار می‌کند. بنابراین داده‌های شما به صورت دیجیتالی در اینترنت ذخیره می‌شوند. از نظر فنی، امکان دسترسی هکرها به داده‌های شما در گوگل شیت محتمل‌تر است. با این حال گوگل شیت از اتصال HTTPS و احراز هویت دو عاملی (two-factor authentication) استفاده می‌کند و داده‌های شما را کاملاً ایمن نگه می‌دارد.
هزینه
هنگام مقایسه قیمت نرم افزارهای اکسل و گوگل شیت، قطعاً گوگل شیت برنده ماجرا است، زیرا این سرویس به‌صورت رایگان در دسترس عموم قرار دارد. اکسل در بسته نرم افزاری مایکروسافت آفیس موجود است که در خارج از ایران نیاز به خرید اشتراک سالانه دارد.
نرم افزار گوگل شیت به درد چه کسانی می‌خورد؟
این نرم‌افزار همان‌طور که گفته شد به دلیل سادگی و سهولت در استفاده برای کاربری غیر حرفه‌ای بسیار مناسب است. هم‌چنین اگر می‌خواهید در قالب یک تیم روی یک پروژه کار کنید این نرم‌افزار به جهت امکان استفاده هم‌زمان چند کاربر روی سند بسیار برایتان مفید خواهد بود و به راحتی می‌توانید از راه دور – مناسب با شرایط کرونا- نظرات همکارتان را ببنید و یا آن را ویرایش کنید.
هم‌چنین برای مدیران و کارفرمایان با استفاده از این نرم‌افزار میزان پیشرفت کار به راحتی قابل مشاهده خواهد بود. ضمناً با استفاده از این نرم‌افزار شما می‌توانید هر زمان و مکانی که فراغتی پیدا کردید، با استفاده از گوشی تلفن همراه خود روی فایل کار کنید و یا فعالیت هم‌گروهی‌های خود را مشاهده کنید.
نحوهٔ کار با نرم‌افزار گوگل شیت
همان طور که گفته شد برای استفاده از این نرم‌افزار باید به اینترنت متصل شد. سپس متناسب با دستگاهی (اپلیکیشن تلفن همراه هوشمند، نرم‌افزار کامپیوتر یا خود وب سایت) که در اختیار دارید می‌توانید از امکانات آن استفاده کنید. برای دانلود آخرین نسخه نرم‌افزار گوگل شیت به لینک‌های زیر مراجعه کنید:
۱- نسخه اندروید
۳- اکستنشن برای کروم (PC یا Laptop)
۴- آدرس وب سایت برای استفاده آنلاین
نحوه ایجاد و ذخیره یک صفحه گسترده جدید
در رایانه ابتدا وارد صفحه گوگل شیت شوید و علامت + در سمت چپ صفحه بالا (Start a new spredsheet – Blank) را می‌زنیم. سپس وارد صفحه‌گسترده شخصی خود خواهیم شد که پس از وارد کردن اطلاعات باید برای این فایل نامی انتخاب کنیم.
یکی از روش‌ها این است که بر روی عبارت Untitled spredsheet در سمت چپ بالا کلیک کنید و نام مد نظر خود را تایپ کنید. از این به بعد تمام تغییرات و رویدادهای این فایل ذخیره خواهد شد. با استفاده از نوار ابزار نسبتاً سادهٔ گوگل شیت کاربر به امکانت متنوعی از جمله، اندازه و فونت سلول‌ها، فرمول‌ها و توابع مختلف، فیلترسازی، ایجاد لینک در سلول، تغییر رنگ سلول، میزان زوم صفحه نمایش و … دسترسی خواهد داشت. البته گوگل شیت برای برخی عملیات‌ها کلیدهای میان‌بر نیز تعریف کرده که در کنار آیکون آن به صورت کم‌رنگ نوشته شده‌است.
پس از تعیین نام و ذخیره خودکار فایل، در دفعات بعدی با ورود به گوگل شیت فایل مربوطه را در همان صفحه ورود به نرم‌افزار انتخاب کنید و ادامه کار را انجام خواهید داد.
برخی توابع مهم در گوگل شیت:
برای اجرای توابع گوگل شیت به سمت راست بالا نوار ابزار مراجعه کنید و گزینه ∑ را بزنید:
تابع میانگین‌گیری، شمارش، مجموع، بیشترین و کمترین سلول، جزء توابع عمومی این نرم‌افزار است و چندین تابع تخصصی مهندسی، مالی و توابع گوگل نیز در دسترس کاربران خواهد بود.
به عنوان مثال بیایید یکی از پرکاربردترین توابع یعنی تابع میانگین AVERAGE را استفاده کنیم. بدین منظور، بر روی یک سلول کلیک کنید سپس = و پس از آن Average را تایپ کنید و این تابع رامی‌توانید از نتایج انتخاب کنید. سپس محدوده سلول‌های مدنظر خود را وارد کنید و به راحتی نتیجه را ببینید. روش دیگر این است که پس از انتخاب دامنه سلول‌ها از طریق موس، روی نام تابع در نوار ابزار کلیک کنید و حاصل تابع مورد نظر را در سلول مجاور خواهید دید.
نحوهٔ ورود اطّلاعات یا گرفتن خروجی در گوگل شیت
شاید نخواهید همه اطلاعات و داده‌ها را به صورت دستی وارد گوگل شیت کنید. بنابراین، برای این کار باید فایلی (مثلاً اکسل) که اطّلاعات مورد نظر در آن ذخیره شده را در گوگل شیت وارد (Import) کنید. برای این کار از طریق:
File> Import> Upload
فایل مورد نظر را از سیستم خود وارد گوگل شیت کنید.
هم چنین برای گرفتن خروجی از فایل گوگل شیت خود از طریق زیر اقدام کنید:
File> Download> xlsx.
فرمت دلخواه خود را انتخاب کرده و تأیید می‌کنیم و در سیستم ذخیره می‌نماییم.
روش کار با گوگل شیت در موبایل
کار کردن با این نرم‌افزار در تلفن همراه هوشمند نیز خیلی تفاوتی با نسخه وب سایت ندارد و فضای کلی نرم‌افزار یکسان است.
برای این کار ابتدا صفحه گسترده یا فایل مدنظر خود را در گوگل درایو بارگذاری کنید. البته اگر صفحه گسترده را خودتان ساخته‌اید یا شخص دیگری آن را با شما به اشتراک گذاشته است، دیگر نیازی به انجام این مرحله ندارید.
گوگل درایو (Google Drive) معمولاً به صورت پیش فرض در گوشی‌های هوشمند نصب شده‌است. گوگل درایو در واقع یک فضای ذخیره‌سازی ابری برای داده‌های شماست و چیزی شبیه یک هارد اکسترنال رایگان با حجمی برابر ۱۵ گیگابایت برای شما عمل می‌کند. سپس برای بارگذاری صفحه گسترده‌تان در گوگل درایو روی علامت + در گوشه پایین سمت راست ضربه بزنید و گزینه Upload را انتخاب کنید. روی Browse بزنید و صفحه گسترده‌تان را از فایل گوشی بارگذاری کنید. حالا اپلیکیشن گوگل شیت را باز کنید.
اگر برای اولین بار است که از طریق گوشی خود وارد گوگل شیت می‌شوید روی SIGN IN در گوشه پایین سمت چپ ضربه بزنید تا بتوانید با اکانت گوگل خودتان وارد حساب کاربری گوگل خود شوید. روی فولدر که در بالای صفحه است ضربه بزنید. با این کار منوی “Open a file” باز می‌شود. اکنون روی My Drive ضربه بزنید.
با این کار وارد حساب گوگل درایو خودتان می‌شوید. اگر ایمیل یا اعلانی دریافت کردید مبنی بر اینکه شخصی گوگل شیت را با شما به اشتراک گذاشته است، برای مشاهده فایل‌های به اشتراک گذاشته شده بر روی Shared with me ضربه بزنید. علاوه بر این می‌توان روی لینک موجود در ایمیل شخصی که فایل را با شما به اشتراک گذاشته هم ضربه بزنید تا فایل در گوگل شیت شما باز شود.
چشم انداز گوگل شیت
با توجه به شرایط کنونی جهان (رکود اقتصادی، پاندمی کرونا)، بسیاری از کسب و کارها مجبور خواهند شد که بخش بزرگی از کارهای خود را به‌صورت دورکاری انجام دهند. حتی شاید بسیاری از شرکت‌ها از این به بعد این روش کار را بیشتر بپسندند چرا که این روزها مقوله دستیار مجازی هم رونق بیشتری نسبت به قبل گرفته است و هم هزینه‌های جاری آن‌ها را به شدت کاهش می‌دهد.
گوگل شیت با امکان اشتراک گذاری و کار تیمی آنلاین با استفاده از فناوری ابری نقطه عطفی در این صنعت تعریف کرده‌است. با در نظر گرفتن این واقعیت، نیاز به انجام کارهای روزمره از جمله کارهای اداری و دفتری از طریق ابزارهای آنلاین بیشتر خواهد شد و افراد زیادی به این ابزارها روی خواهند آورد.
اگر به هر نوعی و در هر سطحی به خدمات ترجمه تخصصی، ویرایش و تولید محتوا نیاز داشته باشید، ترجمیک به بهترین نحو ممکن با پشتیبانی شبانه روزی، سفارش‌های شما را بر عهده می‌گیرد. برای ثبت سفارش و آشنایی با خدمات، به ترجمیک مراجعه کنید.
دبستان ترجمیک هم خدمت جدیدی از ترجمیک است که با استفاده از آن می‌توانید با کمترین هزینه، در دوره‌های یادگیری تخصصی اکسل و گوگل شیتز شرکت کنید و در نهایت هم گواهینامه معتبر دریافت کنید. برای آشنایی با دوره‌ها، لینک دبستان ترجمیک را باز کنید.
